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Autenticação dos livros contábeis ou não dos empresários, empresas e agentes auxiliares do comércio

Resumo:

Considerando a necessidade de simplificar, uniformizar, modernizar e automatizar os procedimentos relativos à autenticação dos termos de abertura e de encerramento dos instrumentos de escrituração contábil, dos livros sociais e dos livros dos agentes auxiliares do comércio, o Departamento de Registro Empresarial e Integração (Drei) editou a Instrução Normativa Drei nº 82/2021.

Com a constante informatização dos órgão públicos a autenticação dos documentos de empresas de qualquer porte realizada por meio de sistemas públicos eletrônicos está cada vez mais consolidada, assim, essa normativa veio consolidar esse cenário. Bota lá estuda!

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Postado em: - Área: Direito de Empresa.

1) Introdução:

Nas rotinas operacionais das Juntas Comerciais deverão ser observadas as disposições da Lei nº 8.934/1994, a qual dispõe sobre o Registro Público de Empresas Mercantis e Atividades Afins, bem como das normas regulamentadoras emanadas do Departamento de Registro Empresarial e Integração (Drei) (1). Ao Drei cabe, com exclusividade, estabelecer e consolidar as normas e diretrizes gerais do Registro Público de Empresas Mercantis e Atividades Afins.

Se aproximando ao tema objeto da análise de hoje, temos que a Lei nº 8.934/1994 (artigo 32) estabelece que o mencionado registro público de empresas mercantis compreende:

  1. a matrícula e seu cancelamento: dos leiloeiros, tradutores públicos e intérpretes comerciais, trapicheiros e administradores de armazéns-gerais;
  2. o arquivamento:
    1. dos documentos relativos à constituição, alteração, dissolução e extinção de firmas mercantis individuais, sociedades mercantis e cooperativas;
    2. dos atos relativos a consórcio e grupo de sociedade de que trata a Lei nº 6.404/1976;
    3. dos atos concernentes a empresas mercantis estrangeiras autorizadas a funcionar no Brasil;
    4. das declarações de microempresa;
    5. de atos ou documentos que, por determinação legal, sejam atribuídos ao Registro Público de Empresas Mercantis e Atividades Afins ou daqueles que possam interessar ao empresário e às empresas mercantis;
  3. a autenticação dos instrumentos de escrituração das empresas mercantis registradas e dos agentes auxiliares do comércio, na forma de lei própria.

Como podemos ver na letra "c", cabe as Juntas Comerciais autenticar os instrumentos de escrituração das empresas mercantis registradas e dos agentes auxiliares do comércio (1). Neste mesmo sentido a mencionada lei ainda estabelece:

Art. 39. As Juntas Comerciais autenticarão:

I - os instrumentos de escrituração das empresas mercantis e dos agentes auxiliares do comércio;

II - as cópias dos documentos assentados.

Parágrafo único. Os instrumentos autenticados, não retirados no prazo de 30 (trinta) dias, contados da sua apresentação, poderão ser eliminados.

O artigo 39 da Lei nº 8.934/1994 ainda está em sua redação original, elaborada no ano de 1994, época em que a informatização dos órgãos públicos ainda era um sonho no Brasil e não garantia a segurança, a inviolabilidade e a autenticidade dos instrumentos submetidos à autenticação das Juntas Comerciais. De lá para cá muita coisa mudou, a informatização cresceu e se consolidou no Brasil!!!

Em meados de 2014, na onda da informatização, foi incluído dois novos dispositivos na Lei nº 8.934/1994 que tratam da autenticação de documentos pelas Juntas Comerciais (Lei Complementar nº 147/2014). O primeiro (artigo 39-A), veio estabelecer que a autenticação dos documentos de empresas de qualquer porte realizada por meio de sistemas públicos eletrônicos dispensa qualquer outra, inclusive a mencionada autenticação em papel.

Outro dispositivo incorporado à mencionada lei (artigo 39-B) estabelece que a comprovação da autenticação de documentos e da autoria de que trata a Lei nº 8.934/1994 poderá ser realizada por meio eletrônico, na forma do regulamento.

Portanto, com a "legalização da informatização" restou autorizado a autenticação dos livros contábeis das empresas por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) de que trata o Decreto nº 6.022/2007, mediante a apresentação do arquivo da Escrituração Contábil Digital - ECD (Sped-Contábil). A comprovação da autenticação dos livros contábeis digitais será feita pelo respectivo recibo de entrega emitido pelo Sped e dispensa a autenticação de que trata o artigo 39 da Lei nº 8.934/1994, nos termos do artigo 39-A da mesma lei.

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O Departamento de Registro Empresarial e Integração (Drei) usando as atribuições lhe dada pela Lei nº 8.934/1994 editou a Instrução Normativa Drei nº 82/2021, visando instituir os procedimentos para autenticação dos livros contábeis ou não dos empresários individuais, das empresas individuais de responsabilidade limitada (Eireli), das sociedades, bem como dos livros dos agentes auxiliares do comércio.

As disposições dessa Instrução Normativa consolida as normas e diretrizes gerais acerca dos procedimentos a serem observados para a autenticação de que tratam os artigo 32, III e 39, I da Lei nº 8.934/1994, sem prejuízo da legislação específica aplicável à matéria. Além disso, suas disposições aplicam-se às filiais, sucursais ou agências, no Brasil, do empresário ou sociedade com sede em país estrangeiro.

Nota Valor Consulting:

(1) O Departamento de Registro Empresarial e Integração (Drei) tem por finalidade, entre outras, estabelecer e consolidar, com exclusividade, as normas e diretrizes gerais do Registro Público de Empresas Mercantis e Atividades Afins; solucionar dúvidas ocorrentes na interpretação das leis, regulamentos e demais normas relacionadas com o registro de empresas mercantis, baixando instruções para esse fim; prestar orientação às Juntas Comerciais, com vistas à solução de consultas e à observância das normas legais e regulamentares do Registro Público de Empresas Mercantis e Atividades Afins; estabelecer normas procedimentais de arquivamento de atos de firmas mercantis individuais e sociedades mercantis de qualquer natureza.

As Juntas Comerciais subordinam-se administrativamente ao governo do Estado de sua jurisdição e, tecnicamente, ao Drei, incumbindo as Juntas Comerciais, entre outras, executar os serviços de registro previstos em lei; elaborar a tabela de preços de seus serviços, observadas as normas legais pertinentes; elaborar os respectivos Regimentos Internos e suas alterações; o assentamento dos usos e práticas mercantis.

Base Legal: Art. 8º da Lei Complementar nº 147/2014<; Preâmbulo e arts. 4º, caput, II a IV, VI, 6º; 8º, caput, I, II, IV e VI, 32 caput e 39 a 39-B da Lei nº 8.934/1994; Arts. 5º, 78, caput, I e 78-A do Decreto 1.800/1996 e; Preâmbulo e art. 1º da Instrução Normativa Drei nº 82/2021 (Checado pela Valor em 03/06/21).

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2) Escrituração contábil:

No meio empresarial brasileiro, escrituração é o nome que a legislação escolheu para expressar o ato de se efetuar lançamentos em contas, geralmente para fins contábeis, posteriormente compilados em livros e/ou fichas. Assim, além de escrituração contábil, também são comuns as expressões "escrituração mercantil ou comercial" e "escrituração tributária ou fiscal".

Toda entidade deve manter um sistema de escrituração contábil uniforme dos seus atos e fatos administrativos, através de processo manual, mecanizado ou eletrônico em correspondência com a documentação respectiva e a levantar anualmente o Balanço Patrimonial (BP) e o resultado econômico, comumente chamado de Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE). Comporta destacar o artigo 1.009 do Código Civil/2002 (CC/2002) que impõe uma perfeita vinculação ao contabilista:

Art. 1.009. A distribuição de lucros ilícitos ou fictícios acarreta responsabilidade solidária dos administradores que a realizarem e dos sócios que os receberem, conhecendo ou devendo conhecer-lhes a ilegitimidade.

Lembramos que a escrituração é uma obrigação imposta a todo tipo de pessoa jurídica, independentemente do tipo societário constituído (Sociedade Limitada, Sociedade Anônima, Empresa Individual, etc.), ou do regime de tributação escolhido (Lucro Real, Lucro Presumido, Simples Nacional, etc.). O que se deve ter em mente, sempre, é que a obrigação de manutenção da escrita contábil é uma imposição da legislação comercial, e não fiscal, como podemos verificar na dicção do artigo 1.179 do Código Civil/2002:

Art. 1.179. O empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o Balanço Patrimonial (BP) e o de resultado econômico.

§ 1º Salvo o disposto no art. 1.180, o número e a espécie de livros ficam a critério dos interessados.

§ 2º É dispensado das exigências deste artigo o pequeno empresário a que se refere o art. 970.

As Sociedades Anônimas possuem, além do Código Civil/2002, dispositivo legal específico (Lei das Sociedades Anônimas) obrigando-as a manter sistema de contabilidade na forma da legislação comercial e da própria Lei das Sociedades Anônimas. O artigo 177, caput da Lei das S/A assim estabelece:

Art. 177. A escrituração da companhia será mantida em registros permanentes, com obediência aos preceitos da legislação comercial e desta Lei e aos princípios de contabilidade geralmente aceitos, devendo observar métodos ou critérios contábeis uniformes no tempo e registrar as mutações patrimoniais segundo o regime de competência.

Além dos demais livros exigidos por lei, é indispensável o Livro Diário, que pode ser substituído por fichas no caso de escrituração mecanizada ou eletrônica, ressalvado que a adoção de fichas não dispensa o uso de livro apropriado para o lançamento do Balanço Patrimonial (BP) e do de resultado econômico.

Salvo disposição especial de lei, os livros obrigatórios e, se for o caso, as fichas, antes de postos em uso, devem ser autenticados no Registro Público de Empresas Mercantis. Referida autenticação não se fará sem que esteja inscrito o empresário, ou a sociedade empresária, que poderá fazer autenticar livros não obrigatórios.

A escrituração ficará sob a responsabilidade de contabilista legalmente habilitado, salvo se nenhum houver na localidade.

A escrituração será feita em idioma e moeda corrente nacionais e em forma contábil, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco, nem entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as margens, sendo permitido o uso de código de números ou de abreviaturas, que constem de livro próprio, regularmente autenticado.

No Livro Diário serão lançadas, com individuação, clareza e caracterização do documento respectivo, dia a dia, por escrita direta ou reprodução, todas as operações relativas ao exercício da empresa.

Admite-se a escrituração resumida do Diário, com totais que não excedam o período de 30 (trinta) dias, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares regularmente autenticados, para registro individualizado, e conservados os documentos que permitam a sua perfeita verificação.

Serão lançados no Livro Diário o Balanço Patrimonial (BP) e o de resultado econômico, devendo ambos ser assinados por técnico em Ciências Contábeis legalmente habilitado e pelo empresário ou sociedade empresária.

O empresário ou sociedade empresária que adotar o sistema de fichas de lançamentos poderá substituir o livro Diário pelo livro Balancetes Diários e Balanços, observadas as mesmas formalidades extrínsecas exigidas para aquele.

O livro Balancetes Diários e Balanços será escriturado de modo que registre:

  1. a posição diária de cada uma das contas ou títulos contábeis, pelo respectivo saldo, em forma de balancetes diários;
  2. o Balanço Patrimonial (BP) e o de resultado econômico, no encerramento do exercício.

Na coleta dos elementos para o inventário serão observados os critérios de avaliação a seguir determinados:

  1. os bens destinados à exploração da atividade serão avaliados pelo custo de aquisição, devendo, na avaliação dos que se desgastam ou depreciam com o uso, pela ação do tempo ou outros fatores, atender-se à desvalorização respectiva, criando-se fundos de amortização para assegurar-lhes a substituição ou a conservação do valor;
  2. os valores mobiliários, matéria-prima, bens destinados à alienação, ou que constituem produtos ou artigos da indústria ou comércio da empresa, podem ser estimados pelo custo de aquisição ou de fabricação, ou pelo preço corrente, sempre que este for inferior ao preço de custo, e quando o preço corrente ou venal estiver acima do valor do custo de aquisição, ou fabricação, e os bens forem avaliados pelo preço corrente, a diferença entre este e o preço de custo não será levada em conta para a distribuição de lucros, nem para as percentagens referentes a fundos de reserva;
  3. o valor das ações e dos títulos de renda fixa pode ser determinado com base na respectiva cotação da Bolsa de Valores; os não cotados e as participações não acionárias serão considerados pelo seu valor de aquisição;
  4. os créditos serão considerados de conformidade com o presumível valor de realização, não se levando em conta os prescritos ou de difícil liquidação, salvo se houver, quanto aos últimos, previsão equivalente.

Entre os valores do ativo podem figurar, desde que se preceda, anualmente, à sua amortização:

  1. as despesas de instalação da sociedade, até o limite correspondente a 10% (dez por cento) do capital social;
  2. os juros pagos aos acionistas da sociedade anônima, no período antecedente ao início das operações sociais, à taxa não superior a 12% (doze por cento) ao ano, fixada no estatuto;
  3. a quantia efetivamente paga a título de aviamento de estabelecimento adquirido pelo empresário ou sociedade.

O Balanço Patrimonial (BP) deverá exprimir, com fidelidade e clareza, a situação real da empresa e, atendidas as peculiaridades desta, bem como as disposições das leis especiais, indicará, distintamente, o ativo e o passivo.

O Balanço de resultado econômico, ou demonstração da conta de lucros e perdas, acompanhará o Balanço Patrimonial (BP) e dele constarão crédito e débito, na forma da lei especial.

O empresário e a sociedade empresária são obrigados a conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondência e mais papéis concernentes à sua atividade, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência no tocante aos atos neles consignados.

Base Legal: Art. 177, caput da Lei nº 6.404/1976; Arts. 1.179 a 1.189 e 1.196 da Código Civil/2002 (Checado pela Valor em 03/06/21).

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2.1) Escrituração contábil e o Imposto de Renda:

A legislação do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) também normatização a respeito da escrituração contábil, vejamos:

Art. 286. Ao fim de cada período de apuração, o contribuinte deverá apurar o lucro líquido por meio da elaboração, em observância às disposições da lei comercial, do balanço patrimonial, da demonstração do resultado do período de apuração e da demonstração de lucros ou prejuízos acumulados.

§ 1º O lucro líquido do período deverá ser apurado em observância às disposições da Lei nº 6.404, de 1976.

§ 2º Os balanços ou os balancetes deverão ser transcritos no Livro Diário ou no Lalur.

A legislação ainda estabelece que a pessoa jurídica é obrigada a seguir sistema de contabilidade com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a sua documentação, e utilizar os livros e os papéis adequados, cujo número e espécie ficam a seu critério.

Base Legal: Arts. 272 e 286 do RIR/2018 (Checado pela Valor em 03/06/21).

2.1.1) Livro diário:

Além dos demais livros exigidos por lei, é indispensável o Livro Diário, que deverá ser entregue em meio digital ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped).

No referido livro deverão ser lançadas, com individuação, clareza e caracterização do documento, dia a dia, todas as operações relativas ao exercício da pessoa jurídica. Essa individuação compreende, como elemento integrante, a consignação expressa, no lançamento, das características principais dos documentos ou dos papéis que derem origem à escrituração.

A escrituração resumida do Livro Diário é admitida, com totais que não excedam o período de 30 (trinta) dias, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares, regularmente autenticados, para registro individualizado, e conservados os documentos que permitam a sua perfeita verificação.

O Livro Diário e os livros auxiliares deverão conter termos de abertura e de encerramento e ser autenticados nos termos estabelecidos nos artigo 78 e 78-A do Decreto nº 1.800/1996:

Art. 78. As Juntas Comerciais autenticarão, conforme o disposto em ato do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração da Secretaria de Governo Digital da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia:

I - os instrumentos de escrituração das empresas e dos agentes auxiliares do comércio;

II - os documentos arquivados e suas cópias;

III - as certidões dos documentos arquivados.

Parágrafo único. Os instrumentos autenticados na forma deste artigo, referidos nos incisos I e III e as cópias dos documentos referidas no inciso II não retirados no prazo de trinta dias, contados do seu deferimento, poderão ser eliminados.


Art. 78-A. A autenticação de livros contábeis das empresas poderá ser feita por meio do Sistema Público de Escrituração Digital - Sped de que trata o Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, mediante a apresentação de escrituração contábil digital.

§ 1º A autenticação dos livros contábeis digitais será comprovada pelo recibo de entrega emitido pelo Sped.

§ 2º A autenticação prevista neste artigo dispensa a autenticação de que trata o art. 39 da Lei nº 8.934, de 18 de novembro de 1994, nos termos do art. 39-A da referida Lei.

Os livros auxiliares, tais como livro-caixa e livro contas-correntes, ficarão dispensados de autenticação quando as operações a que se reportarem tiverem sido lançadas, pormenorizadamente, em livros devidamente registrados e autenticados.

Base Legal: Arts. 78 e 78-A do Decreto 1.800/1996 e; Ars. 273 do RIR/2018 (Checado pela Valor em 03/06/21).

2.1.2) Livro razão:

A pessoa jurídica tributada com base no lucro real deverá manter, em boa ordem e de acordo com as normas contábeis recomendadas, livro-razão para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Livro Diário, mantidas as demais exigências e condições previstas na legislação.

A escrituração deverá ser individualizada e obedecer à ordem cronológica das operações.

A não manutenção do livro-razão, nas condições determinadas, implicará o arbitramento do lucro da pessoa jurídica.

O livro-razão deverá ser entregue em meio digital ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped).

Base Legal: Ars. 274 do RIR/2018 (Checado pela Valor em 03/06/21).

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3) Instrumento de escrituração submetidos à autenticação pela Junta Comercial:

Serão submetidos à autenticação da Junta Comercial os termos de abertura e de encerramento de qualquer instrumento de escrituração que o interessado julgue conveniente adotar, segundo a natureza e o volume de seus negócios, inclusive, livros não obrigatórios.

A autenticação da Escrituração Contábil Digital (ECD), por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), desobriga qualquer outra autenticação, nos termos do artigo 78-A, § 2º do Decreto nº 1.800/1996 (Ver subcapítulo 2.1.1 acima).

O Balanço Patrimonial (BP) contido em livro contábil poderá, a critério exclusivo do interessado, ser arquivado no âmbito das Juntas Comerciais, devendo a análise se ater às formalidades legais e extrínsecas do documento. Nesse caso, não há obrigatoriedade de indicação dos dados do livro do qual foi extraído o respectivo Balanço.

Base Legal: Art. 2º da Instrução Normativa Drei nº 82/2021 (Checado pela Valor em 03/06/21).

3.1) Formato dos livros:

Art. 3º Os livros submetidos às Juntas Comerciais deverão ser exclusivamente digitais, podendo ser produzidos ou lançados em plataformas eletrônicas, armazenadas ou não nos servidores das Juntas Comerciais.

Os sistemas eletrônicos utilizados devem garantir, no mínimo, a segurança, a confiabilidade e a inviolabilidade dos dados.

As Juntas Comerciais adaptarão seus sistemas para recepcionar os livros ou seus dados, inclusive os livros societários e os livros dos agentes auxiliares, de modo que, após a entrada em vigor da Instrução Normativa Drei nº 82/2021 (22/06/2021), não deverão ser apresentados para autenticação novos livros em papel, preenchidos ou em branco.

Os termos de abertura e de encerramento deverão ser assinados com qualquer certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, nos termos do artigo 10, § 2º da Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e da Lei nº 14.063/2020.

Os arquivos dos livros digitais não ultrapassarão o tamanho a ser estabelecido pela Junta Comercial, de acordo com a sua capacidade tecnológica.

O armazenamento dos livros nos servidores das Juntas Comerciais, nos termos do caput, poderá perdurar pelo prazo de 30 dias, nos termos do parágrafo único do artigo 39 da Lei nº 8.934/1994.

Base Legal: Arts. 3º, 4º e 21 da Instrução Normativa Drei nº 82/2021 (Checado pela Valor em 03/06/21).

3.2) Termos de abertura e de encerramento:

Os livros contábeis ou não conterão termos de abertura e de encerramento, que indicarão:

  1. Termo de abertura:
    1. a finalidade a que se destina o livro (nome do livro);
    2. o número de ordem;
    3. o nome empresarial;
    4. o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ);
    5. o município da sede ou filial;
    6. o número e a data do arquivamento dos atos constitutivos na Junta Comercial; e
    7. a data e as assinaturas;
  2. Termo de encerramento:
    1. a finalidade a que destinou o livro (nome do livro);
    2. o número de ordem;
    3. o nome empresarial;
    4. o período a que se refere a escrituração; e
    5. a data e as assinaturas.

Em se tratando de agentes auxiliares do comércio, o livro deverá conter, além da finalidade a que destina e o número de ordem, o nome civil, o número de matrícula, o número do Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), a data e a assinatura.

As Juntas Comerciais, de forma automatizada, poderão fazer constar dados adicionais nos termos de abertura e encerramento.

Ocorrendo o corrompimento de quaisquer dos instrumentos de escrituração, após observadas as disposições do Decreto-Lei nº 486/1969, e recomposta a escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo número de ordem do substituído, devendo o Termo de Autenticação ressalvar, expressamente, a ocorrência comunicada.

Base Legal: Art. 5º da Instrução Normativa Drei nº 82/2021 (Checado pela Valor em 03/06/21).

3.2.1) Assinatura dos termos:

Os termos de abertura e de encerramento deverão estar devidamente assinados pelo respectivo interessado ou procurador e por contabilista legalmente habilitado, quando for o caso, com indicação do número de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade (CRC).

No caso de interessado pessoa jurídica, pode ser utilizada a assinatura eletrônica dela.

No caso de assinatura por procurador, o instrumento de mandato, com os poderes necessários, poderá:

  1. ser ou estar arquivado na Junta Comercial em processo separado, de modo que deverá ser anotado nos registros de autenticação de livros, o número do arquivamento da procuração; ou
  2. ser anexado ao pedido de autenticação do respectivo livro, a fim de instruir a análise, podendo ser mantida a sua imagem no histórico da sociedade para eventuais confrontos.

Se o procurador for o próprio contabilista, será necessária apenas a sua assinatura.

Base Legal: Art. 6º da Instrução Normativa Drei nº 82/2021 (Checado pela Valor em 03/06/21).

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3.3) Autenticação dos instrumentos de escrituração:

A autenticação dos instrumentos de escrituração consiste na verificação das formalidades extrínsecas dos dados contidos nos termos de abertura e encerramento.

A autenticação dos instrumentos pela Junta Comercial não a responsabiliza pelos fatos e atos neles escriturados, não sendo de competência dos órgãos de registro a análise das formalidades intrínsecas neles contidas.

O contabilista legalmente habilitado e o interessado são responsáveis pelo conteúdo do documento digital entregue.

Não é de competência das Juntas Comerciais a verificação da sequência do número de ordem do instrumento e do período da escrituração, de modo que a autenticação independe da apresentação à Junta Comercial de outro(s) livro(s) anteriormente autenticado(s).

Lavrados os Termos de Abertura e de Encerramento, os livros devidamente escriturados e de caráter obrigatório, salvo disposição especial de lei, deverão ser submetidos à autenticação pela Junta Comercial:

A Junta Comercial procederá às autenticações por termo, que conterá:

  1. identificação: Termo de Autenticação;
  2. declaração: declaro a exatidão dos Termos de Abertura e Encerramento do livro digital de características abaixo, por mim examinado e conferido;
  3. identificação do arquivo, composta por hash da escrituração e hash do requerimento;
  4. identificação da escrituração, composta por sigla da Unidade da Federação (UF), nome empresarial, CNPJ, forma da escrituração, data de início e data de término da escrituração, natureza e número de ordem do livro;
  5. informação dos requerentes, compreendendo: CPF, nome e cargo;
  6. identificação dos signatários da escrituração;
  7. número de autenticação;
  8. número da versão do Termo de Autenticação;
  9. localidade;
  10. número e a data de autenticação; e
  11. hash do Termo de Autenticação e assinatura eletrônica do autenticador.

O termo de autenticação deverá ser assinado por servidor devidamente habilitado com qualquer certificado digital emitido por entidade credenciada pela ICP-Brasil ou utilizar qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, nos termos do artigo 10 da Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e da Lei nº 14.063/2020.

Base Legal: Arts. 7º e 8º da Instrução Normativa Drei nº 82/2021 (Checado pela Valor em 03/06/21).

3.3.1) Controle dos instrumentos de escrituração autenticados:

Cabe às Juntas Comerciais manter o controle dos instrumentos de escrituração autenticados, por meio de sistemas de registro próprios, que deverão conter, pelo menos, os seguintes dados:

  1. nome empresarial ou nome civil, conforme o caso;
  2. número de ordem;
  3. finalidade;
  4. período a que se refere a escrituração;
  5. data e número de autenticação do instrumento de escrituração;
  6. número do arquivamento da procuração e data de seu término ou o número do arquivamento do instrumento que autoriza a assinatura do livro; e
  7. Termo de Autenticação.
  • Em relação ao legado de livro papel e em microficha, adicionalmente ao disposto nas letra "a" a "f":
    1. o número de folhas ou páginas ou número de fotogramas, conforme o caso; e

      as assinaturas dos autenticadores, para eventuais averiguações ou confrontos.

    Base Legal: Art. 9º da Instrução Normativa Drei nº 82/2021 (Checado pela Valor em 03/06/21).

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    3.3.2) Autenticação Automática:

    A autenticação dos termos de abertura e encerramento, preenchidos nos moldes mencionados no subcapítulo 3.2 acima, deverá ser deferida de forma automática quando o interessado declarar que cumpriu todas as formalidades legais, nos moldes do Anexo da Instrução Normativa Drei nº 82/2021, bem como apresentar o comprovante de pagamento da guia de arrecadação:

    ANEXO
    DECLARAÇÃO DE RESPONSABILIDADE

    Declaro(amos), sob as penas da Lei, que o livro apresentado para autenticação preenche todas as formalidades legais exigíveis, bem como que estou(amos) devidamente habilitado(s) para assinatura dos termos de abertura e de encerramento do livro.

    A declaração deverá constar do termo de abertura.

    A comprovação da autenticação será realizada, por meio eletrônico, mediante recibo emitido pelo sistema público disponibilizado pela Junta Comercial.

    A autenticação dos instrumentos de escrituração pela Junta Comercial não a responsabiliza pelos fatos e atos neles escriturados.

    O sistema informatizado utilizado pela Junta Comercial deve impedir que dados cadastrais sejam alterados quando do preenchimento dos dados complementares, a fim de evitar divergência entre eles.

    Base Legal: Arts. 10 e 11 e Anexo da Instrução Normativa Drei nº 82/2021 (Checado pela Valor em 03/06/21).

    3.3.3) Cancelamento e substituição do termo de autenticação:

    Os termos de autenticação poderão ser cancelados quando lavrados com erro material, mediante iniciativa da Junta Comercial ou do titular da escrituração.

    A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade (NBC).

    O livro já autenticado pela Junta Comercial não será substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada.

    O termo de cancelamento da autenticação será lavrado em arquivo próprio, devendo conter o número do processo administrativo ou judicial que o determinou.

    Tratando-se de legado de livros em papel ou fichas, o termo de cancelamento será lavrado na mesma parte do livro onde foi lavrado o termo de autenticação.

    No novo termo de autenticação, além das informações corretas, deverá constar informação do cancelamento anterior.

    Base Legal: Arts. 17 e 18 e Anexo da Instrução Normativa Drei nº 82/2021 (Checado pela Valor em 03/06/21).

    3.4) Livros de períodos anteriores:

    Os livros relativos a períodos anteriores poderão ser assinados pelos responsáveis pela escrituração no período a que ela se refere, ou pelos atuais responsáveis.

    Base Legal: Art. 12 da Instrução Normativa Drei nº 82/2021 (Checado pela Valor em 03/06/21).

    3.5) Escrituração descentralizada:

    No caso de escrituração contábil descentralizada, o empresário individual, a Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (Eireli) e as sociedades que possuírem filial em outra Unidade Federativa (UF) deverão requerer a autenticação dos instrumentos de escrituração respectivos à Junta Comercial onde a filial estiver situada.

    Os Termos de Abertura e de Encerramento deverão atender ao disposto no subcapítulo 3.2 e subcapítulo 3.2.1, conforme o caso, sendo que os dados deverão referir-se à filial e a data de arquivamento deverá referir-se ao ato de abertura da filial na Junta Comercial da Unidade Federativa (UF) onde está se localizar.

    Vale mencionar que o artigo 266 do RIR/2018 faculta às pessoas jurídicas que possuírem filiais, sucursais ou agências manter contabilidade não centralizada, hipótese que deverão incorporar, ao final de cada mês, na escrituração da matriz, os resultados de cada uma delas.

    Base Legal: Art. 266 do RIR/2018 e; Art. 13 da Instrução Normativa Drei nº 82/2021 (Checado pela Valor em 03/06/21).

    3.6) Transferência de sede para outro Estado:

    No caso de transferência de sede para outra Unidade da Federação (UF) ou de conversão, a autenticação dos instrumentos ainda não apresentados poderá ser realizada pela Junta Comercial ou Cartório de origem, até o exercício em que ocorreu a transferência ou conversão, ou na Junta Comercial de destino, independentemente do período de escrituração constante do livro.

    Base Legal: Art. 14 da Instrução Normativa Drei nº 82/2021 (Checado pela Valor em 03/06/21).

    3.7) Cisão, fusão e incorporação:

    No caso de cisão, fusão e incorporação deverão ser apresentados livros contendo os fatos contábeis ocorridos até a data do evento para autenticação na Junta Comercial.

    Em se tratando de transformação deverá ser dada sequência aos respectivos livros, contudo, devem constar dos termos de abertura e de encerramento os dados relativos ao novo tipo jurídico.

    Os instrumentos de escrituração de uma sociedade podem ser transferidos para outra que a suceda, nos termos do artigo 9º do Decreto-Lei nº 486/1969. Nesse caso, deverá ser aposto, após o último lançamento, termo de transferência, que deverá conter, além dos requisitos exigidos para o termo de abertura, a indicação do nome da empresa sucessora, o número e a data do arquivamento do instrumento de sucessão.

    Base Legal: Art. 15 da Instrução Normativa Drei nº 82/2021 (Checado pela Valor em 03/06/21).

    3.8) Empresa extinta:

    No caso de empresas extintas, poderão ser autenticados livros contendo fatos contábeis ocorridos até a data da extinção.

    Base Legal: Art. 16 da Instrução Normativa Drei nº 82/2021 (Checado pela Valor em 03/06/21).

    3.9) Livros autenticados antes da Instrução Normativa Drei nº 82/2021:

    Os livros autenticados por qualquer processo anterior à Instrução Normativa Drei nº 82/2021 permanecerão em uso até que se esgotem.

    Base Legal: Art. 19 da Instrução Normativa Drei nº 82/2021 (Checado pela Valor em 03/06/21).
    Informações Adicionais:

    Este material foi escrito no dia pelo(a) Valor Consulting e está atualizado até a doutrina e legislação vigente em (data da sua última atualização), sujeitando-se, portanto, às mudanças em decorrência das alterações doutrinárias e legais.

    Lembramos que não é permitido a utilização dos materiais aqui publicados para fins comerciais, pois os mesmos estão protegidos por direitos autorais. Também não é permitido copiar os artigos, materias e arquivos do Portal Valor Consulting para outro site, sistema ou banco de dados para fins de divulgação em sites, revistas, jornais, etc. de terceiros sem a autorização escrita dos proprietários do Portal Valor Consulting.

    A utilização para fins exclusivamente educacionais é permitida, desde que indicada a fonte:

    "Valor Consulting. Autenticação dos livros contábeis ou não dos empresários, empresas e agentes auxiliares do comércio (Área: Direito de Empresa). Disponível em: https://www.valor.srv.br/artigo.php?id=1100&titulo=autenticacao-dos-livros-contabeis-ou-nao-dos-empresarios-empresas-e-agentes-auxiliares-do-comercio. Acesso em: 20/09/2021."

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