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Obrigações acessórias das microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP)

Resumo:

Discorreremos no presente Roteiro de Procedimentos sobre as obrigações acessórias a que estão sujeitas as microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional, em vigor desde 01/07/2007, com relação à emissão de documentos fiscais e à escrituração de livros fiscais e contábeis. Para tanto, utilizaremos como base principal de estudo a Resolução CGSN n° 140/2018.

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Postado em: - Área: Simples Nacional.

1) Introdução:

O Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições (Simples Nacional), instituído pela Lei Complementar nº 123/2006 (Estatuto Nacional das Microempresas e das Empresas de Pequeno Porte), prevê, além da unificação de procedimentos em relação à apuração e recolhimento de impostos e contribuições da União, Estados, Distrito Federal e Municípios (obrigação principal), regras diferenciadas e favorecidas em relação ao cumprimento das obrigações acessórias.

As obrigações acessórias ou deveres instrumentais são um conjunto de regras que devem ser observadas para que as microempresas (ME) e as empresas de pequeno porte (EPP) tenham acesso ao Simples Nacional, bem como adquiram o benefício de terem suas obrigações tributárias, trabalhistas e previdenciárias unificadas, simplificadas e com valor menos oneroso, podendo competir, desta forma, com empresas de médio e grande porte em igualdade de condições.

O Código Tributário Nacional (CTN/1966), aprovado pela Lei nº 5.172/1966, a define como sendo a obrigação que o contribuinte tem em fazer ou não fazer determinado ato no interesse da entidade tributante, assim, constitui fato gerador da obrigação acessória qualquer situação que, na forma da legislação aplicável, impõe a prática ou a abstenção de ato que não constitua a obrigação principal, tais como: apresentação de declarações, emissão de Nota Fiscal, preenchimento de guias, escrituração de livros, formulários virtuais, etc.

Objetivando regulamentar essa matéria, o Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) expediu a Resolução CGSN n° 140/2018 (1), listando todas as obrigações acessórias a que estão sujeitas as ME e EPP. Destaca-se, porém, que em complementação às disposições constantes dessa Resolução, os Estados, Distrito Federal e Municípios também expediram normas para regulamentar o cumprimento das obrigações acessórias. No Estado de São Paulo, por exemplo, essas disposições foram inseridas pelo Decreto nº 52.018/2007.

Desta forma, discorreremos neste Roteiro de Procedimentos, sobre as obrigações acessórias a que estão sujeitas as microempresa (ME) e empresa de pequeno porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional, em vigor desde 01/07/2007, com relação à emissão de documentos fiscais e à escrituração de livros fiscais e contábeis. Para tanto, utilizaremos como base principal de estudo a Resolução CGSN n° 140/2018.

Nota Valor Consulting:

(1) A Resolução CGSN n° 140/2018 revogou a Resolução CGSN n° 94/2011 que anteriormente regulava o cumprimento das obrigações acessórias pelas empresas optantes pelo Simples Nacional.

Base Legal: Art. 113, § 2º do Código Tributário Nacional - CTN/1966; Lei Complementar nº 123/2006; Decreto Estadual (São Paulo) nº 52.018/2007 e; Resolução CGSN n° 140/2018 (Checado pela Valor em 24/10/21).

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2) Conceitos:

2.1) Microempresa (ME) e empresa de pequeno porte (EPP):

Considera-se microempresa (ME) ou empresas de pequeno porte (EPP), a sociedade empresária, a sociedade simples, a empresa individual de responsabilidade limitada e o empresário a que se refere o artigo 966 do Código Civil (CC/2002), aprovado pela Lei nº 10.406/2002, devidamente registrados no Registro de Empresas Mercantis ou no Registro Civil de Pessoas Jurídicas, conforme o caso, desde que:

  1. no caso da ME, aufira, em cada ano-calendário, receita bruta igual ou inferior a R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais); e
  2. no caso da EPP, aufira, em cada ano-calendário, receita bruta superior a R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais) e igual ou inferior a R$ 4.800.000,00 (quatro milhões e oitocentos mil reais).

A sociedade empresária é aquela que os sócios vão exercer seu objeto com elemento de empresa e se esta, para levar adiante seus objetivos, se vale da noção de organismo, ela também será uma sociedade de natureza empresária. Já o objeto social explorado sem empresarialidade (isto é, sem profissionalmente organizar os fatores de produção) confere à sociedade o caráter de simples. E, finalmente o empresário, conforme o artigo 966 do Código Civil é aquele que exerce profissionalmente atividade econômica organizada.

No caso de início de atividade no próprio ano-calendário, os limites acima mencionados serão proporcionais ao número de meses em que a pessoa jurídica houver exercido atividade, desconsideradas as frações de meses.

Base Legal: Art. 3º, caput da Lei Complementar nº 123/2006 e; Art. 966 da Lei nº 10.406/2002 (Checado pela Valor em 24/10/21).

2.2) Obrigações acessórias:

As obrigações acessórias ou deveres instrumentais são as relações jurídicas de cunho não patrimonial, que o artigo 113, § 2º do CTN/1966 define como sendo a obrigação do contribuinte em fazer ou não fazer determinado ato no interesse da entidade tributante, assim, constitui fato gerador da obrigação acessória qualquer situação que, na forma da legislação aplicável, impõe a prática ou a abstenção de ato que não constitua a obrigação principal (exemplo: apresentação de declarações, emissão de Nota Fiscal, preenchimento de guias, escrituração de livros, formulários virtuais, etc.).

O descumprimento de obrigação acessória sujeita o infrator à multa de acordo com a legislação.

Base Legal: Art. 113 do Código Tributário Nacional - CTN/1966 (Checado pela Valor em 24/10/21).

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3) Emissão de documentos fiscais:

As MEs ou as EPPs optantes pelo Simples Nacional devem utilizar, conforme as operações e prestações que realizarem, os documentos fiscais:

  1. autorizados pelos entes federados (Estados e Municípios) onde a empresa tiver estabelecimento, inclusive os emitidos por meio eletrônico
  2. emitidos diretamente por sistema nacional informatizado, com autorização eletrônica, sem custos para a ME ou EPP, quando houver sua disponibilização no Portal do Simples Nacional

Na emissão de documentos fiscais, os contribuintes optantes pelo Simples Nacional devem observar o seguinte:

  1. relativamente à prestação de serviços sujeitas ao ISSQN, as ME e as EPP optantes pelo Simples Nacional devem utilizar a Nota Fiscal de Serviços, conforme modelo aprovado e autorizado pelo Município, ou Distrito Federal, ou outro documento fiscal autorizado conjuntamente pelo Estado e pelo Município da sua circunscrição fiscal;
  2. a utilização dos documentos fiscais fica condicionada à inutilização dos campos "Base de Cálculo" e "Imposto", de obrigação própria, indicando, no campo "Informações Complementares" ou, em sua falta, no corpo do próprio documento fiscal, por qualquer meio gráfico indelével, as expressões:
    • "DOCUMENTO EMITIDO POR ME OU EPP OPTANTE PELO SIMPLES NACIONAL";
    • "NÃO GERA DIREITO A CRÉDITO FISCAL DE IPI";
  3. na hipótese de o estabelecimento da ME ou EPP estar impedido de recolher o ICMS e o ISSQN pelo Simples Nacional, em decorrência de haver excedido o sublimite estabelecido, em face do disposto no artigo 12 da Resolução CGSN n° 140/2018, não se aplicará a inutilização dos campos previsto na letra anterior e deverá ser consignado, no campo "Informações Complementares" ou, em sua falta, no corpo do próprio documento fiscal, por qualquer meio gráfico indelével, as expressões:
    • "ESTABELECIMENTO IMPEDIDO DE RECOLHER O ICMS/ISSQN PELO SIMPLES NACIONAL, NOS TERMOS DO § 1º DO ART. 20 DA LEI COMPLEMENTAR Nº 123, DE 2006"; e
    • "NÃO GERA DIREITO A CRÉDITO FISCAL DE IPI";

Os documentos fiscais autorizados anteriormente à opção poderão ser utilizados até o limite do prazo previsto para o seu uso, desde que observadas às condições analisadas no presente Roteiro de Procedimento.

Notas Valor Consulting:

(2) O ente tributante que adote sistema eletrônico de emissão de documentos fiscais ou recepção eletrônica de informações poderá exigi-los de seus contribuintes optantes pelo Simples Nacional, observados os prazos e formas previstos nas respectivas legislações, ressalvado o disposto no capítulo 8 abaixo.

(3) Os documentos fiscais mencionados neste capítulo serão emitidos e escriturados nos termos da legislação do ente tributante da circunscrição do contribuinte, com observância do disposto nos Convênios e Ajustes Sinief que tratam da matéria, especialmente os Convênios Sinief s/nº, de 15/12/1970, e nº 6, de 21/02/1989, bem como o Ajuste Sinief nº 7, de 30/09/2005 (NF-e), observado o disposto no capítulo 8 abaixo. Entretanto, o disposto nesta nota não se aplica aos livros e documentos fiscais relativos ao ISSQN.

Base Legal: Art. 26, caput, I e § 4º da Lei Complementar nº 123/2006 e; Arts. 12, 59, caput, §§ 1º, 4º e 5º e 12, 63, § 4º e 67 da Resolução CGSN n° 140/2018 (Checado pela Valor em 24/10/21).

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3.1) Substituição Tributária e retenção na fonte:

Quando a ME ou EPP revestir-se da condição de responsável, inclusive de substituto tributário, fará a indicação alusiva à Base de Cálculo (BC) e ao imposto retido no campo próprio ou, em sua falta, no corpo do documento fiscal utilizado na operação ou prestação.

Na hipótese de emissão de documento fiscal de entrada relativo à operação ou prestação, em que o ICMS não está incluído no Simples Nacional, a ME ou a EPP fará a indicação da Base de Cálculo (BC) e do ICMS porventura devido no campo "Informações Complementares" ou, em sua falta, no corpo do próprio documento fiscal.

Já na hipótese de emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), modelo 55, não se aplicará, no entanto, esta disposição, devendo a Base de Cálculo (BC) e o ICMS porventura devido serem indicados nos campos próprios, conforme estabelecido em manual de especificações e critérios técnicos da NF-e, baixado nos termos do Ajuste Sinief que instituiu o referido documento eletrônico.

Na prestação de serviço sujeito ao ISSQN, cujo imposto for de responsabilidade do tomador, o emitente fará a indicação alusiva à base de cálculo e ao imposto devido no campo próprio ou, em sua falta, no corpo do documento fiscal utilizado na prestação.

Caso a prestadora de serviços esteja abrangida por isenção ou redução do ISS em face de legislação municipal ou distrital que tenha instituído benefícios a ME ou à EPP optante pelo Simples Nacional, caberá à mesma informar no documento fiscal a alíquota aplicável na retenção na fonte, bem como a legislação concessiva do respectivo benefício.

Base Legal: Arts. 27, § 1º e 59, §§ 6º, 8º a 11º da Resolução CGSN n° 140/2018 (Checado pela Valor em 24/10/21).

3.2) Devolução de mercadorias:

Na hipótese de devolução de mercadoria a contribuinte não optante pelo Simples Nacional, a ME ou EPP fará a indicação no campo "Informações Complementares", ou no corpo da Nota Fiscal Modelo 1, 1-A, ou Avulsa, da Base de Cálculo (BC), do imposto destacado, e do número da Nota Fiscal de compra da mercadoria devolvida.

Base Legal: Art. 59, § 7º da Resolução CGSN n° 140/2018 (Checado pela Valor em 24/10/21).

3.3) Equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF):

Relativamente ao equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF), também deverão ser observadas as normas estabelecidas nas legislações dos entes federativos.

Base Legal: Art. 59, § 11 da Resolução CGSN n° 140/2018 (Checado pela Valor em 24/10/21).

3.4) Emissão de documento fiscal com crédito de ICMS:

Desde 01/01/2009, as pessoas jurídicas não optantes pelo Simples Nacional passaram a ter direito a crédito correspondente ao ICMS incidente sobre suas aquisições de mercadorias feitas de microempresas (ME) ou de empresas de pequeno porte (EPP) optante pelo Simples Nacional, desde que destinadas à comercialização ou industrialização e observado como limite, o ICMS efetivamente devido pelas optantes pelo Simples Nacional em relação a essas aquisições. Para tanto, a ME ou a EPP optante pelo Simples Nacional deverá consignar no campo "Informações Complementares" ou, em sua falta, no corpo da Nota Fiscal, a expressão: "PERMITE O APROVEITAMENTO DO CRÉDITO DE ICMS NO VALOR DE R$ ______; CORRESPONDENTE À ALÍQUOTA DE ___%, NOS TERMOS DO ART. 23 DA LEI COMPLEMENTAR Nº 123, DE 2006".

A alíquota aplicável ao cálculo do crédito corresponderá ao percentual efetivo calculado com base na faixa de receita bruta no mercado interno a que a ME ou a EPP estiver sujeita no mês anterior ao da operação, mediante aplicação das alíquotas nominais constantes dos Anexos I ou II da Resolução CGSN n° 140/2018, da seguinte forma:

{[(RBT12 × alíquota nominal) - (menos) Parcela a Deduzir]/RBT12} × Percentual de Distribuição do ICMS.

Observe-se que será considerada a média aritmética da receita bruta total dos meses que antecederem o mês anterior ao da operação, multiplicada por 12 (doze), na hipótese de a empresa ter iniciado suas atividades há menos de 13 (treze) meses da operação.

O percentual de crédito de ICMS corresponderá a 1,36% (um inteiro e trinta e seis centésimos por cento) para revenda de mercadorias e 1,44% (um inteiro e quarenta e quatro centésimos por cento) para venda de produtos industrializados pelo contribuinte, na hipótese de a operação ocorrer nos 2 (dois) primeiros meses de início de atividade da ME ou da EPP optante pelo Simples Nacional.

No caso de redução de ICMS concedida pelo Estado ou Distrito Federal, esta será considerada no cálculo do percentual de crédito, conforme critério de concessão disposto na legislação do ente.

Na hipótese de emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), o valor correspondente ao crédito e a alíquota acima referida deverão ser informados nos campos próprios do documento fiscal, conforme estabelecido em manual de especificações e critérios técnicos da NF-e, nos termos do Ajuste Sinief que instituiu o referido documento eletrônico.

Destaca-se que a ME ou EPP optante pelo Simples Nacional não poderá consignar no documento fiscal a expressão mencionada, ou caso já consignada, deverá inutilizá-la, quando:

  1. estiver sujeita à tributação do ICMS no Simples Nacional por valores fixos mensais;
  2. tratar-se de operação de venda ou revenda de mercadorias em que o ICMS não é devido na forma do Simples Nacional;
  3. houver isenção estabelecida pelo Estado ou Distrito Federal que abranja a faixa de receita bruta a que a ME ou EPP estiver sujeita no mês da operação;
  4. a operação for imune ao ICMS;
  5. considerar, por opção, que a Base de Cálculo (BC) sobre a qual serão calculados os valores devidos na forma do Simples Nacional será representada pela receita recebida no mês (Regime de Caixa); ou
  6. tratar-se de prestação de serviço de comunicação, de transporte interestadual ou de transporte intermunicipal.

O adquirente da mercadoria não poderá se creditar do ICMS consignado em Nota Fiscal emitida por ME ou EPP optante pelo Simples Nacional quando:

  1. a alíquota não for informada na Nota Fiscal;
  2. a mercadoria adquirida não se destinar à comercialização ou à industrialização; ou
  3. a operação enquadrar-se nas situações previstas nas letras "a" a "f".

Notas Valor Consulting:

(4) Será considerado inidôneo o documento fiscal utilizado pela ME ou EPP optante pelo Simples Nacional em desacordo com o disposto nesta Resolução ou na legislação de cada ente federado.

(5) Para maiores detalhes sobre o crédito do ICMS sobre aquisições de empresas optantes do Simples Nacional, quando o adquirente for contribuinte do Estado de São Paulo, leia nosso Roteiro de Procedimentos sobre o assunto.

Base Legal: Arts. 60, 61, 62, caput e 68 da Resolução CGSN n° 140/2018 (Checado pela Valor em 24/10/21).

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3.5) Crédito indevido ou a maior:

Na hipótese de utilização de crédito de forma indevida ou a maior, o destinatário da operação estornará o crédito respectivo conforme a legislação de cada ente federativo, sem prejuízo de eventuais sanções ao emitente, nos termos da legislação do Simples Nacional.

Base Legal: Art. 62, § único da Resolução CGSN n° 140/2018 (Checado pela Valor em 24/10/21).

3.6) Salão:

O salão-parceiro de que trata a Lei nº 12.592/2012 deverá emitir documento fiscal para o consumidor com a indicação do total das receitas de serviços e produtos neles empregados e a discriminação das cotas-parte do salão-parceiro e do profissional-parceiro, bem como o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) deste.

O profissional-parceiro emitirá documento fiscal destinado ao salão-parceiro relativamente ao valor das cotas-parte recebidas.

Base Legal: Art. 59, §§ 2º e 3º da Resolução CGSN n° 140/2018 (Checado pela Valor em 24/10/21).

4) Livros fiscais e contábeis:

Observado o disposto no capítulo 8, a microempresa (ME) ou empresa de pequeno porte (EPP) optante pelo Simples Nacional deverá adotar para os registros e controles das operações e prestações por ela realizadas:

  1. Livro Caixa, no qual deverá estar escriturada toda a sua movimentação financeira e bancária;
  2. Livro Registro de Inventário, no qual deverão constar registrados os estoques existentes no término de cada ano-calendário, caso seja contribuinte do ICMS;
  3. Livro Registro de Entradas, modelo 1 ou 1-A, destinado à escrituração dos documentos fiscais relativos às entradas de mercadorias ou bens e às aquisições de serviços de transporte e de comunicação efetuadas a qualquer título pelo estabelecimento, caso seja contribuinte do ICMS;
  4. Livro Registro dos Serviços Prestados, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços prestados sujeitos ao ISS, caso seja contribuinte do ISS;
  5. Livro Registro de Serviços Tomados, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços tomados sujeitos ao ISS; e
  6. Livro de Registro de Entrada e Saída de Selo de Controle, caso seja exigível pela legislação do IPI.

Os livros discriminados neste capítulo poderão ser dispensados, no todo ou em parte, pelo ente tributante da circunscrição fiscal do estabelecimento do contribuinte, respeitados os limites de suas respectivas competências.

Além dos livros previstos anteriormente, serão utilizados, também observado o disposto no capítulo 8:

  1. Livro Registro de Impressão de Documentos Fiscais, pelo estabelecimento gráfico para registro dos impressos que confeccionar para terceiros ou para uso próprio;
  2. Livros específicos pelos contribuintes que comercializem combustíveis; e
  3. Livro Registro de Veículos, por todas as pessoas que interfiram habitualmente no processo de intermediação de veículos, inclusive como simples depositários ou expositores.

Observa-se que a apresentação da escrituração contábil, em especial do Livro Diário e do Livro Razão, dispensa a apresentação do Livro Caixa. Quando obrigado à apresentação, o Livro Caixa deverá:

  1. conter termos de abertura e de encerramento e ser assinado pelo representante legal da empresa e, se houver na localidade, pelo responsável contábil legalmente habilitado; e
  2. ser escriturado por estabelecimento.

Registra-se que a ME ou EPP que receber aporte de capital na forma prevista nos artigos 61-A a 61-D da Lei Complementar nº 123/2006, deverá manter Escrituração Contábil Digital (ECD) e ficará desobrigada da adoção do Livro Caixa para registro e controle das operações e prestações realizadas, bem como da apresentação da escrituração contábil, em especial do Livro Diário e do Livro Razão.

Os artigos 61-A a 61-D da Lei Complementar nº 123/2006 possuem atualmente a seguinte redação:

Art. 61-A. Para incentivar as atividades de inovação e os investimentos produtivos, a sociedade enquadrada como microempresa ou empresa de pequeno porte, nos termos desta Lei Complementar, poderá admitir o aporte de capital, que não integrará o capital social da empresa.

§ 1º As finalidades de fomento a inovação e investimentos produtivos deverão constar do contrato de participação, com vigência não superior a sete anos.

§ 2º O aporte de capital poderá ser realizado por pessoa física ou por pessoa jurídica, denominadas investidor-anjo.

§ 3º A atividade constitutiva do objeto social é exercida unicamente por sócios regulares, em seu nome individual e sob sua exclusiva responsabilidade.

§ 4º O investidor-anjo:

I - não será considerado sócio nem terá qualquer direito à gerência ou voto na administração da empresa;

II - não responderá por qualquer dívida da empresa, inclusive em recuperação judicial, não se aplicando a ele o art. 50 da Lei no 10.406, de 10 de janeiro de 2002 - Código Civil;

III - será remunerado por seus aportes, nos termos do contrato de participação, pelo prazo máximo de cinco anos.

§ 5º Para fins de enquadramento da sociedade como microempresa ou empresa de pequeno porte, os valores de capital aportado não são considerados receitas da sociedade.

§ 6º Ao final de cada período, o investidor-anjo fará jus à remuneração correspondente aos resultados distribuídos, conforme contrato de participação, não superior a 50% (cinquenta por cento) dos lucros da sociedade enquadrada como microempresa ou empresa de pequeno porte.

§ 7º O investidor-anjo somente poderá exercer o direito de resgate depois de decorridos, no mínimo, dois anos do aporte de capital, ou prazo superior estabelecido no contrato de participação, e seus haveres serão pagos na forma do art. 1.031 da Lei no 10.406, de 10 de janeiro de 2002 - Código Civil, não podendo ultrapassar o valor investido devidamente corrigido.

§ 8º O disposto no § 7o deste artigo não impede a transferência da titularidade do aporte para terceiros.

§ 9º A transferência da titularidade do aporte para terceiro alheio à sociedade dependerá do consentimento dos sócios, salvo estipulação contratual expressa em contrário.

§ 10. O Ministério da Fazenda poderá regulamentar a tributação sobre retirada do capital investido.

Art. 61-B. A emissão e a titularidade de aportes especiais não impedem a fruição do Simples Nacional.

Art. 61-C. Caso os sócios decidam pela venda da empresa, o investidor-anjo terá direito de preferência na aquisição, bem como direito de venda conjunta da titularidade do aporte de capital, nos mesmos termos e condições que forem ofertados aos sócios regulares.

Art. 61-D. Os fundos de investimento poderão aportar capital como investidores-anjos em microempresas e empresas de pequeno porte.

O ente tributante que adote sistema eletrônico de emissão de documentos fiscais ou recepção eletrônica de informações poderá exigi-los de seus contribuintes optantes pelo Simples Nacional, observados os prazos e formas previstos nas respectivas legislações, ressalvado o disposto no capítulo 8 abaixo.

Notas Valor Consulting:

(6) A ME ou a EPP optante pelo Simples Nacional fica obrigada ao cumprimento das obrigações acessórias previstas nos regimes especiais de controle fiscal, quando exigíveis pelo respectivo ente tributante, observado o disposto no capítulo 8 abaixo.

(7) A ME ou a EPP optante pelo Simples Nacional poderá, opcionalmente, adotar contabilidade simplificada para os registros e controles das operações realizadas, observadas as disposições previstas no Código Civil e nas Normas Brasileiras de Contabilidade editadas pelo Conselho Federal de Contabilidade (CFC).

(8) Aplica-se a dispensa prevista no artigo 1.179, § 2º do Código Civil/2002 ao empresário individual com receita bruta anual de até R$ 81.000,00:

Art. 1.179. O empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico.

§ 1º Salvo o disposto no art. 1.180, o número e a espécie de livros ficam a critério dos interessados.

§ 2º É dispensado das exigências deste artigo o pequeno empresário a que se refere o art. 970.

Base Legal: Art. 26 da Lei Complementar nº 123/2006; Art. 1.179 do Código Civil/2002 e; Arts. 63 e 71 da Resolução CGSN n° 140/2018 (Checado pela Valor em 24/10/21).

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4.1) Escrituração fiscal digital ou obrigação equivalente:

Os Estados, o Distrito Federal e os Municípios poderão exigir a escrituração fiscal digital ou obrigação equivalente para a microempresa (ME) ou empresa de pequeno porte (EPP) optante pelo Simples Nacional, desde que:

  1. as informações eletrônicas sejam pré-escrituradas pelo ente federado, a fim de que o contribuinte complemente a escrituração com as seguintes informações:
    1. relativas a documentos fiscais não eletrônicos;
    2. sobre classificação fiscal de documentos fiscais eletrônicos de entrada; e
    3. que confirmem os serviços tomados; e
  2. a obrigação seja cumprida:
    1. mediante aplicativo gratuito, com link disponível no Portal do Simples Nacional; e
    2. com dispensa do uso de certificação digital, salvo nas hipóteses previstas no capítulo 12, nos casos em que poderá ser exigido.

A exigência prevista no parágrafo anterior não se aplicará às informações relativas a documentos fiscais:

  1. não eletrônicos a que se refere a letra "a", cujos dados sejam transmitidos à administração tributária do ente federado de localização do emitente em face de programas de cidadania fiscal;
  2. de entrada e de serviços tomados, quando a classificação ou a confirmação a que se referem as letras "a.ii" e "a.iii" forem efetuadas em sistema que possibilite a recepção eletrônica do documento, na forma estabelecida pela administração tributária do ente federado de localização do adquirente ou tomador.

A carga ou confirmação de documentos fiscais eletrônicos de saída ou de prestação de serviços não poderá ser solicitada, salvo quando em caráter facultativo.

O disposto neste subcapítulo abrange qualquer modalidade de escrituração fiscal digital, livros eletrônicos de entrada e saída, bem como declaração eletrônica de prestação ou tomada de serviços.

A exigência de prestação de dados por meio de escrituração fiscal digital em qualquer modalidade que não atenda ao disposto neste subcapítulo não poderá ter caráter obrigatório para a ME ou EPP optante pelo Simples Nacional, exceto quando ultrapassado o sublimite vigente no Estado ou Distrito Federal.

Por fim, temos que o disposto neste subcapítulo aplica-se às obrigações exigíveis a partir de 01/04/2014.

Base Legal: Art. 65 da Resolução CGSN n° 140/2018 (Checado pela Valor em 24/10/21).

4.1.1) Constituição do crédito tributário:

O ato de emissão ou de recepção de documento fiscal por meio eletrônico estabelecido pelas administrações tributárias, em qualquer modalidade, de entrada, de saída ou de prestação, representa sua própria escrituração fiscal e elemento suficiente para a fundamentação e a constituição do crédito tributário, ressalvado o disposto na letra "b" do capítulo 8 abaixo (norma publicada até 31/03/2014 que tenha veiculado exigência vigente até aquela data).

Para tanto, considera-se recepção de documento fiscal o ato de validação ou confirmação eletrônica praticado pelo contribuinte na forma estipulada pela respectiva legislação tributária.

Base Legal: Art. 69 da Resolução CGSN n° 140/2018 (Checado pela Valor em 24/10/21).

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4.2) ME ou EPP sujeita à apresentação da DES:

A microempresa (ME) ou a empresa de pequeno porte (EPP) optante pelo Simples Nacional fica obrigada à entrega da Declaração Eletrônica de Serviços (DES), quando exigida pelo Município ou pelo Distrito Federal, que servirá para a escrituração mensal de todos os documentos fiscais emitidos e documentos recebidos referentes aos serviços prestados, tomados ou intermediados de terceiros.

Essa declaração substitui substitui o "Livro Registro dos Serviços Prestados" e o "Livro Registro dos Serviços Tomados" previstos no capítulo 4, e será apresentada ao Município ou ao Distrito Federal pelo prestador, pelo tomador, ou por ambos, observado o disposto na legislação de sua circunscrição fiscal.

Base Legal: Art. 26, § 5º da Lei Complementar nº 123/2006 e; Arts. 74 e 75 da Resolução CGSN n° 140/2018 (Checado pela Valor em 24/10/21).

4.3) Livro para registro dos valores a receber no Regime de Caixa:

A optante pelo regime de caixa deverá manter registro dos valores a receber, no modelo constante do Anexo IX da Resolução CGSN n° 140/2018, no qual constarão, no mínimo, as seguintes informações, relativas a cada prestação de serviço ou operação com mercadorias a prazo:

  1. número e data de emissão de cada documento fiscal;
  2. valor da operação ou prestação;
  3. quantidade e valor de cada parcela, bem como a data dos respectivos vencimentos;
  4. data de recebimento e valor recebido;
  5. saldo a receber; e
  6. créditos considerados não mais cobráveis.

Na hipótese de haver mais de um documento fiscal referente a uma mesma prestação de serviço ou operação com mercadoria, estes deverão ser registrados conjuntamente.

A adoção do regime de caixa pela ME ou EPP não a desobriga de manter em boa ordem e guarda os documentos e livros previstos nesta Resolução, inclusive com a discriminação completa de toda a sua movimentação financeira e bancária, constante do Livro Caixa, observado o disposto no artigo 63, § 3º da Resolução CGSN nº 140/2018:

Art. 63 (...)

§ 3º A apresentação da escrituração contábil, em especial do Livro Diário e do Livro Razão, dispensa a apresentação do Livro Caixa.

Fica dispensado este registro em relação às prestações e operações realizadas por meio de administradoras de cartões, inclusive de crédito, desde que a ME ou a EPP anexe ao respectivo registro os extratos emitidos pelas administradoras relativos às vendas e aos créditos respectivos.

Aplica-se o disposto neste artigo para os valores decorrentes das prestações e operações realizadas por meio de cheques:

  1. quando emitidos para apresentação futura, mesmo quando houver parcela à vista;
  2. quando emitidos para quitação da venda total, na ocorrência de cheques não honrados;
  3. não liquidados no próprio mês.

A ME ou a EPP deverá apresentar à administração tributária, quando solicitados, os documentos que comprovem a efetiva cobrança dos créditos considerados não mais cobráveis.

São considerados meios de cobrança:

  1. notificação extrajudicial;
  2. protesto;
  3. cobrança judicial; e
  4. registro do débito em cadastro de proteção ao crédito.

Na hipótese de descumprimento do acima, será desconsiderada, de ofício, a opção pelo regime de caixa, para os anos-calendário correspondentes ao período em que tenha ocorrido o descumprimento. Neste caso, os tributos abrangidos pelo Simples Nacional deverão ser recalculados pelo regime de competência, sem prejuízo dos acréscimos legais correspondentes.

Base Legal: Arts. 63, § 3º, 77 e 78 da Resolução CGSN n° 140/2018 (Checado pela Valor em 24/10/21).

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5) Guarda e conservação de livros e documentos fiscais:

Os documentos fiscais relativos a operações ou prestações realizadas ou recebidas, bem como os livros fiscais e contábeis, deverão ser mantidos em boa guarda, ordem e conservação enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes.

Base Legal: Art. 26, , caput, II da Lei Complementar nº 123/2006 e; Art. 66 da Resolução CGSN n° 140/2018 (Checado pela Valor em 24/10/21).

6) Apresentação da Defis:

As ME e as EPP optantes pelo Simples Nacional devem apresentar, anualmente, a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (Defis).

Cabe observar que a exigência da Defis não desobriga o contribuinte a prestar informações relativa a terceiros.

Nota Valor Consulting:

(9) As informações prestadas pelo contribuinte na Defis serão compartilhadas entre a RFB e os órgãos de fiscalização tributária dos Estados, Distrito Federal e Municípios.

Base Legal: Art. 72, caput, §§ 5º e 6º da Resolução CGSN n° 140/2018 (Checado pela Valor em 24/10/21).

6.1) Prazo para apresentação:

A Defis será entregue à RFB por meio de módulo do aplicativo PGDAS-D, até 31 de março do ano-calendário subsequente ao da ocorrência dos fatos geradores dos tributos previstos no Simples Nacional.

Nas hipóteses em que a microempresa (ME) ou a empresa de pequeno porte (EPP) tenha sido incorporada, cindida, total ou parcialmente, extinta ou fundida, a Defis relativa à situação especial deverá ser entregue até:

  1. o último dia do mês de junho, quando o evento ocorrer no primeiro quadrimestre do ano-calendário; ou
  2. o último dia do mês subsequente ao do evento, nos demais casos.

Em relação ao ano-calendário de exclusão da ME ou da EPP do Simples Nacional, esta deverá entregar a Defis abrangendo os fatos geradores ocorridos no período em que esteve na condição de optante, té 31 de março do ano-calendário subsequente ao da ocorrência dos fatos geradores.

Base Legal: Art. 72, §§ 1º a 3º da Resolução CGSN n° 140/2018 (Checado pela Valor em 24/10/21).

6.2) Retificação:

A Defis poderá ser retificada independentemente de prévia autorização da administração tributária e terá a mesma natureza da declaração originariamente apresentada, observado o artigo 138, § único do CTN/1966, in verbis:

Art. 138 (...)

Parágrafo único. Não se considera espontânea a denúncia apresentada após o início de qualquer procedimento administrativo ou medida de fiscalização, relacionados com a infração.

Nota Valor Consulting:

(10) O direito de a ME ou a EPP retificar as informações prestadas na Defis e na Declaração Única e Simplificada de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DASN) extingue-se em 5 (cinco) anos contados a partir do 1º (primeiro) dia do exercício seguinte àquele ao qual se refere a declaração.

Base Legal: Art. 72, §§ 4º e 9º da Resolução CGSN n° 140/2018 (Checado pela Valor em 24/10/21).

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6.3) Pessoa Jurídica Inativa:

Na hipóteses de a microempresa (ME) ou a empresa de pequeno porte (EPP) permanecer inativa durante todo o ano-calendário, deverá informar esta condição na Defis.

Para esse efeito, considera-se em situação de inatividade a ME ou a EPP que não apresente mutação patrimonial e atividade operacional durante todo o ano-calendário.

Base Legal: Art. 72, §§ 7º e 8º da Resolução CGSN n° 140/2018 (Checado pela Valor em 24/10/21).

7) Declarações no âmbito da RFB:

As ME e as EPP optantes pelo Simples Nacional, com data de abertura constante do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) até 31/12/2007, ficam dispensadas da apresentação da Declaração de Débitos e Créditos de Tributos Federais (DCTF) e do Demonstrativo de Apuração das Contribuições Federais (Dacon) relativo ao período anterior aos efeitos da opção por esse Regime Especial e posterior a 01/07/2007, exceto no caso de a pessoa jurídica ter sido tributada pelo lucro real, presumido ou arbitrado no primeiro semestre de 2007.

O ingresso no Simples Nacional não dispensa as ME e EPP da obrigação de apresentar as demais declarações devidas à RFB, bem como as informações referentes a terceiros, relativamente aos períodos que antecederem os efeitos da opção pelo Simples Nacional.

Base Legal: Art. 1º da Instrução Normativa RFB nº 877/2008 (Checado pela Valor em 24/10/21).

7.1) Equipamentos contadores de produção:

A ME ou a EPP envasadora de bebidas optante pelo Simples Nacional deverá observar as normas da RFB referentes a instalação de equipamentos de contadores de produção, que possibilitem, ainda, a identificação do tipo de produto, de embalagem e sua marca comercial, além de outros instrumentos de controle.

Base Legal: Art. 80 da Resolução CGSN n° 140/2018 (Checado pela Valor em 24/10/21).

8) Declarações adicionais exigidas pela RFB, Estados, Distrito Federal ou Municípios:

A Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), os Estados, o Distrito Federal e os Municípios não poderão instituir obrigações tributárias acessórias ou estabelecer exigências adicionais e unilaterais, relativamente à prestação de informações e apresentação de declarações referentes aos tributos apurados na forma prevista no Simples Nacional, além das estipuladas ou previstas na Resolução CGSN nº 140/2018 e atendidas por meio do Portal do Simples Nacional.

Essa disposição não se aplica às obrigações e exigências decorrentes de:

  1. programas de cidadania fiscal;
  2. norma publicada até 31/03/2014 que tenha veiculado exigência vigente até aquela data;
  3. procedimento administrativo fiscal, tais como a exibição de livros, documentos ou arquivos eletrônicos e o fornecimento de informações fiscais, econômicas ou financeiras, previstos ou autorizados na Resolução CGSN nº 140/2018, bem como aqueles necessários à fundamentação dos atos administrativos oriundos do procedimento;
  4. informações apresentadas por meio do Sistema de Captação e Auditoria dos Anexos de Combustíveis (SCANC), aprovado pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz); ou
  5. informações relativas ao Fundo de Combate à Pobreza constante do artigo 82, § 1º do Ato das Disposições Constitucionais Transitórias (ADCT).

As obrigações de que trata a letra "b" acima e as que vierem a ser instituídas na forma prevista no parágrafo inicial desse capítulo, serão cumpridas por meio do Portal do Simples Nacional com base em resolução do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN).

A exigência de apresentação de livros fiscais em meio eletrônico será aplicada somente na hipótese de substituição da entrega em meio convencional, cuja obrigatoriedade tenha sido prévia e especificamente estabelecida em resolução do CGSN.

Na hipótese prevista na letra "b":

  1. a prestação de informações por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) somente pode ser exigida:
    1. nos casos em que se referir a estabelecimento de EPP que tenha ultrapassado o sublimite vigente no Estado ou no Distrito Federal; e
    2. em perfil específico que não exija a apuração de tributos;
  2. o Município que tenha adotado Nota Fiscal Eletrônica de Serviços deverá adotar medidas que visem à revogação das declarações eletrônicas de serviços prestados, em face do disposto no artigo 69 da Resolução CGSN nº 140/2018.
Base Legal: Art. 64 da Resolução CGSN n° 140/2018 (Checado pela Valor em 24/10/21).

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8.1) Substituição Tributária, Antecipação Tributária e Difal:

O Estado ou o Distrito Federal poderá obrigar a ME ou a EPP optante pelo Simples Nacional, quando responsável pelo recolhimento do ICMS de que trata o artigo 5º, XII, "a", "g" e "h" da Resolução CGSN nº 140/2018, a entregar, para os fatos geradores ocorridos a partir de 01/01/2016, declaração eletrônica para prestação de informações relativas ao ICMS devido por substituição tributária, recolhimento antecipado e diferencial de alíquotas, por meio de aplicativo único, gratuito e acessível por link disponível no Portal do Simples Nacional, na forma disciplinada pelo Confaz, observado o disposto na letra "c" do capítulo 12.

A declaração mencionada substituirá, para os fatos geradores ocorridos a partir de 01/01/2016, as exigidas pelos Estados e pelo Distrito Federal.

Os fatos geradores ocorridos até 31/12/2015 continuarão a ser declarados com observância da disciplina estabelecida pelos entes referidos acima.

Base Legal: Art. 76 da Resolução CGSN n° 140/2018 (Checado pela Valor em 24/10/21).

9) Microempreendedor individual (MEI):

O Microempreendedor individual (MEI), assim considerado o empresário a que se refere o artigo 966 da Lei nº 10.406/2002 (Código Civil/2002), optante pelo Simples Nacional, que tenha auferido receita bruta acumulada no ano-calendário anterior e em curso de até R$ 81.000,00 (oitenta e mil reais):

  1. deverá comprovar a receita bruta mediante apresentação do Relatório Mensal de Receitas Brutas de que trata o Anexo X da Resolução CGSN nº 140/2018, que deverá ser preenchido até o dia 20 (vinte) do mês subsequente àquele em que houver sido auferida a receita bruta;
  2. em relação ao documento fiscal previsto no capítulo 3:
    1. ficará dispensado da emissão:
      1. nas operações com venda de mercadorias ou prestações de serviços para consumidor final pessoa física; e
      2. nas operações com mercadorias para destinatário inscrito no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ), quando o destinatário emitir nota fiscal de entrada; e
    2. ficará obrigado à sua emissão:
      1. nas prestações de serviços para tomador inscrito no CNPJ; e
      2. nas operações com mercadorias para destinatário inscrito no CNPJ, quando o destinatário não emitir nota fiscal de entrada.

O MEI fica dispensado:

  1. da escrituração dos livros fiscais e contábeis;
  2. da Declaração Eletrônica de Serviços (DES); e
  3. da emissão de documento fiscal eletrônico, exceto se exigida pelo respectivo ente federado e disponibilizado sistema gratuito de emissão, respeitado o disposto no art. 110.

Nas hipóteses previstas no parágrafo inicial do presente capítulo:

  1. deverão ser anexados ao Relatório Mensal de Receitas Brutas os documentos fiscais comprobatórios das entradas de mercadorias e serviços tomados referentes ao período, bem como os documentos fiscais relativos às operações ou prestações realizadas eventualmente emitidos;
  2. o documento fiscal a que se refere a letra "b" do parágrafo inicial deverá atender aos requisitos:
    1. do documento fiscal avulso, quando previsto na legislação do ente federado;
    2. da autorização para impressão de documentos fiscais do ente federado da circunscrição do contribuinte; e
    3. do documento fiscal emitido diretamente por sistema nacional informatizado, com autorização eletrônica, sem custos para o microempreendedor individual (MEI), quando houver sua disponibilização no Portal do Simples Nacional.

A simplificação da exigência referente ao cadastro fiscal estadual ou municipal do MEI não dispensa a emissão de documentos fiscais de compra, venda ou prestação de serviços, e é vedada, em qualquer hipótese, a imposição de custos pela autorização para emissão, inclusive na modalidade avulsa.

Base Legal: Art. 966 da Lei nº 10.406/2002 (Código Civil/2002) e; Arts. 71, § único, 106 e 107 da Resolução CGSN n° 140/2018 (Checado pela Valor em 24/10/21).

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10) Exclusão do Simples Nacional:

As ME e as EPP excluídas do Simples Nacional estarão sujeitas, a partir do período em que se processarem os efeitos da exclusão, às normas de tributação aplicáveis às demais pessoas jurídicas, ou seja, estarão sujeitas ao cumprimento das obrigações tributárias pertinentes ao seu novo regime de recolhimento, nos termos da legislação tributária dos respectivos entes federativos.

A pessoa jurídica excluída do regime deve observar que:

  1. quando ultrapassado, no ano-calendário de inicio de atividade, o limite proporcional de receita bruta, a ME ou a EPP desenquadrada ficará sujeita ao pagamento da totalidade ou diferença dos respectivos impostos e contribuições, devidos de conformidade com as normas gerais de incidência, acrescidos, tão-somente, de juros de mora, quando efetuado antes do início de procedimento de ofício; e
  2. o sujeito passivo poderá optar pelo recolhimento do imposto de renda e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido na forma do lucro presumido, lucro real trimestral ou anual.

Aplica-se o disposto na letra "a" acima em relação ao ICMS e ao ISSQN à empresa impedida de recolher esses impostos na forma do Simples Nacional, em face da ultrapassagem dos limites a que se referem os incisos I e II do caput do artigo 19 da Lei Complementar nº 123/2006, relativamente ao estabelecimento localizado na unidade da Federação que os houver adotado.

Base Legal: Art. 32 da Lei Complementar nº 123/2006 e; Art. 84, § 3º da Resolução CGSN n° 140/2018 (Checado pela Valor em 24/10/21).

11) Roubo, furto, extravio, deterioração, destruição ou inutilização de mercadorias, documentos e livros:

Em caso de roubo, furto, extravio, deterioração, destruição ou inutilização de mercadorias, bens do ativo permanente imobilizado, livros contábeis ou fiscais, documentos fiscais, equipamentos emissores de cupons fiscais e de quaisquer papéis ligados à escrituração, a microempresa (ME) ou empresa de pequeno porte (EPP) optante pelo Simples Nacional deverá adotar as providências previstas na legislação dos entes federativos que jurisdicionarem o estabelecimento.

Base Legal: Art. 148 da Resolução CGSN n° 140/2018 (Checado pela Valor em 24/10/21).

12) Certificação digital para as ME e EPP:

A ME ou a EPP optante pelo Simples Nacional poderá ser obrigada ao uso de certificação digital para cumprimento das seguintes obrigações:

  1. entrega da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP), bem como o recolhimento do FGTS, ou de declarações relativas ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), para empresas com empregado;
  2. emissão de documento fiscal eletrônico, quando a obrigatoriedade estiver prevista em norma do Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz) ou na legislação municipal;
  3. prestação de informações relativas ao ICMS a que se refere o subcapítulo 8.1, desde que a ME ou a EPP esteja obrigada ao uso de documento fiscal eletrônico na forma prevista no inciso II; e
  4. prestação de informações à Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) relativas à manutenção de recursos no exterior na forma prevista no artigo 1º da Lei nº 11.371/2006.

Poderá, ainda, ser exigida a utilização de códigos de acesso para cumprimento das obrigações não previstas nas letras acima.

A empresa poderá cumprir as obrigações relativas ao eSocial com utilização de código de acesso apenas na modalidade online e desde que tenha até 1 (um) empregado.

Base Legal: Art. 79 da Resolução CGSN n° 140/2018 (Checado pela Valor em 24/10/21).

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13) Compartilhamento de informações entre as administrações tributárias:

Os dados dos documentos fiscais de qualquer espécie podem ser compartilhados entre as administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios e, quando emitidos por meio eletrônico, a microempresa (ME) ou a empresa de pequeno porte (EPP) optante pelo Simples Nacional fica desobrigada de transmitir seus dados às referidas administrações tributárias, ressalvado o disposto na letra "b" do capítulo 8 acima (norma publicada até 31/03/2014 que tenha veiculado exigência vigente até aquela data).

Base Legal: Art. 70 da Resolução CGSN n° 140/2018 (Checado pela Valor em 24/10/21).

14) Tributos não abrangidos pelo Simples Nacional:

Relativamente aos tributos devidos, não abrangidos pelo Simples Nacional, nos termos do artigo 5º da Resolução CGSN nº 140/2018, a microempresa (ME) ou a empresa de pequeno porte (EPP) optante pelo Simples Nacional deverá observar a legislação dos respectivos entes federados quanto à prestação de informações e entrega de declarações.

Base Legal: Art. 73 da Resolução CGSN n° 140/2018 (Checado pela Valor em 24/10/21).
Informações Adicionais:

Este material foi escrito no dia pelo(a) Valor Consulting e está atualizado até a doutrina e legislação vigente em (data da sua última atualização), sujeitando-se, portanto, às mudanças em decorrência das alterações doutrinárias e legais.

Lembramos que não é permitido a utilização dos materiais aqui publicados para fins comerciais, pois os mesmos estão protegidos por direitos autorais. Também não é permitido copiar os artigos, materias e arquivos do Portal Valor Consulting para outro site, sistema ou banco de dados para fins de divulgação em sites, revistas, jornais, etc. de terceiros sem a autorização escrita dos proprietários do Portal Valor Consulting.

A utilização para fins exclusivamente educacionais é permitida, desde que indicada a fonte:

"Valor Consulting. Obrigações acessórias das microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) (Área: Simples Nacional). Disponível em: https://www.valor.srv.br/artigo.php?id=111&titulo=obrigacoes-acessorias-das-microempresas-me-e-empresas-de-pequeno-porte-epp. Acesso em: 07/12/2021."

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