1) Introdução:
Não existe despesa que possa ser considerada dedutível se não for devidamente comprovada com documento relacionado ao dispêndio realizado, tais como: Cupom Fiscal, Fatura, Nota Fiscal, Recibo, tickets de caixa, ou outro documento equivalente. Em que pese seja admitido, por sua natureza, como dedução da Base de Cálculo (BC) do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) dos contribuintes sujeitos à apuração do Lucro Real, o pagamento deve ser suficientemente comprovado, por meio de documentação hábil e idônea, sob pena da despesa deduzida ser glosada pela autoridade administrativa competente.
Como veremos no decorrer dessa matéria, o Fisco Federal, na realidade, não exige que as comprovações das operações (ou despesas) da pessoa jurídica sejam feitas por um ou outro documento específico. Na verdade, o que existe, são requisitos mínimos a serem verificados para se ter certeza que determinado documento pode comprovar a operação.
No que diz respeito ao Cupom Fiscal, ele é um documento equivalente à Nota Fiscal, diferenciando-se deste por ter que ser emitido por impressora fiscal especial, o Emissor de Cupom Fiscal (ECF) ou, no caso de Cupom Fiscal Eletrônico - Sistema de Autenticação e Transmissão (CF-e-SAT), pelo Sistema de Autenticação e Transmissão (SAT).
Independentemente de ser o Cupom Fiscal ou o CF-e-SAT, eles substituem a Nota Fiscal de Venda ao Consumidor (NFVC) para todos os efeitos e é facilmente identificável, pois nele sempre estará impresso a expressão "Cupom Fiscal".
O Cupom Fiscal pode ser aceito como documento hábil e idôneo desde que atendidos certos requisitos legais mínimos, tais como: identificação do beneficiário e da natureza da despesa, quantidade e valor da operação, etc.
Devido à importância do tema, teceremos alguns comentários sobre a comprovação de despesas através de Cupom Fiscal. Para tanto, utilizaremos como base o Regulamento do Imposto de Renda (RIR/2018), aprovado pelo Decreto nº 9.580/2018, bem como nas demais legislações citadas do decorrer da matéria.
Base Legal: RIR/2018 e; Wikipédia (Checado pela Valor em 28/11/22).
2) Conceitos:
2.1) Cupom Fiscal e equipamento ECF:
O Cupom Fiscal é um documento equivalente à Nota Fiscal, diferenciando-se deste por ter que ser emitido por impressora fiscal especial, o Emissor de Cupom Fiscal (ECF). Ele substitui a NFVC para todos os efeitos e é facilmente identificável, pois nele sempre estará impresso a expressão "Cupom Fiscal".
Ele deve ser emitido quando da venda de mercadorias, à vista, sempre que o destinatário for pessoa natural ou jurídica não-contribuinte do ICMS e é imprescindível que esta mercadoria seja retirada ou consumida no próprio estabelecimento. Além disso, as empresas prestadoras de serviços também estão obrigadas à emissão do Cupom Fiscal.
O Cupom Fiscal pode ser aceito como documento hábil e idôneo desde que atendidos certos requisitos legais mínimos, tais como: identificação do beneficiário e da natureza da despesa, quantidade e valor da operação, etc.
Base Legal: Art. 61 da Lei nº 9.532/1997 e; Wikipédia (Checado pela Valor em 28/11/22).
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2.2) Documento equivalente:
De acordo com o artigo 1º, § 2º da Lei nº 8.846/1994, o Ministro da Fazenda estabelecerá, para efeitos da legislação do Imposto de Renda e proventos de qualquer natureza, os documentos equivalentes à Nota Fiscal ou Recibo, podendo dispensá-los quando os considerar desnecessários.
Nota Valor Consulting:
(1) Até o presente momento, o Ministro da Fazenda não regulamentou a matéria tratada neste subcapítulo. Por isso mesmo, aconselhamos nossos leitores a ficarem atentos nos entendimentos exarados pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) e nas decisões exaradas pela Justiça. Lembrando que às Soluções de Consulta e as decisões judiciais possuem valor jurídico apenas para os envolvidos.
Base Legal: Art. 1º, § 2º da Lei nº 8.846/1994 (Checado pela Valor em 28/11/22).
3) Comprovação das despesas:
Primeiramente, cabe esclarecer que despesas são gastos efetuados com a finalidade de manter em funcionamento a pessoa jurídica. Deste modo, temos que as despesas realizadas pelas pessoas jurídicas tributadas com base no Lucro Real poderão ser dedutíveis ou indedutíveis conforme sua natureza.
Assim, somente são admitidas como dedutíveis despesas que, além de preencherem os requisitos de necessidade, normalidade e usualidade, apresenta-se com a devida comprovação, com documentos hábeis e idôneos.
Base Legal: Equipe Valor Consulting.
3.1) Cupom Fiscal:
Os custos e as despesas operacionais cujos pagamentos sejam efetuados a pessoas jurídicas devem ser comprovados por Nota Fiscal ou Cupom Fiscal, este desde que emitido por equipamento ECF (2). Referidos documentos devem conter, no mínimo:
- a identificação da pessoa jurídica compradora (ou tomadora dos serviços), mediante indicação do número do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ);
- a descrição dos bens ou serviços objeto da operação, ainda que resumido ou por códigos;
- a data e o valor da operação.
Caso o Cupom Fiscal não contenha os mencionados dados, o comprador deverá solicitar a Nota Fiscal para poder comprovar a dedução da despesa realizada.
Vale a pena registrar que, caso o prestador de serviços não esteja obrigado a utilizar o equipamento ECF e tenha sido dispensado da emissão de Nota Fiscal pelo Fisco Municipal poderá utilizar Recibo ou outro documento equivalente, desde que eles contenham os elementos definidores das operações a que se refiram. Nesse sentido, a RFB já se manifestou a respeito através das Soluções de Consulta nºs 24/2005 e 260/2001, conforme podemos verificar abaixo:
MINISTÉRIO DA FAZENDA
SECRETARIA DA RECEITA FEDERAL
SOLUÇÃO DE CONSULTA Nº 24 de 28 de Fevereiro de 2005
ASSUNTO: Imposto sobre a Renda de Pessoa Jurídica - IRPJ
EMENTA: COMPROVAÇÃO DE RECEITAS. DOCUMENTO FISCAL. Para fins de comprovação das receitas auferidas, no âmbito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, a pessoa jurídica prestadora de serviços que não esteja obrigada ao uso do equipamento Emissor de Cupom Fiscal – ECF e tenha sido dispensada da emissão de Nota Fiscal pelo Fisco Municipal, poderá utilizar recibo ou outro documento equivalente, desde que eles contenham os elementos definidores das operações a que se refiram.
MINISTÉRIO DA FAZENDA
SECRETARIA DA RECEITA FEDERAL
SOLUÇÃO DE CONSULTA Nº 260 de 28 de Setembro de 2001
ASSUNTO: Imposto sobre a Renda de Pessoa Jurídica - IRPJ
EMENTA: COMPROVAÇÃO DE RECEITAS E DESPESAS - DOCUMENTO FISCAL. Para fins de comprovação das receitas auferidas, no âmbito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, a pessoa jurídica prestadora de serviços que tenha sido dispensada da emissão de Nota Fiscal pelo Fisco Municipal e pelo Estadual e que não esteja obrigada ao uso do equipamento Emissor de Cupom Fiscal – ECF, poderá utilizar recibo ou outro documento equivalente, desde que eles contenham os elementos definidores das operações a que se refiram. As despesas operacionais devem ser comprovadas com documentação hábil. Se, porventura, o contribuinte não possuir comprovantes hábeis das despesas escrituradas, deverá adicionar esses dispêndios no lucro real para efeito de tributação.
Nota Valor Consulting:
(2) Qualquer outro meio de emissão de Nota Fiscal, ou até mesmo Cupom Fiscal, inclusive o manual, somente poderão ser utilizados com autorização específica da Secretaria de Estado da Fazenda com jurisdição sobre o domicílio fiscal do contribuinte.
Base Legal: Art. 61 da Lei nº 9.532/1997; Solução de Consulta nº 24/2005 e; Solução de Consulta nº 260/2001 (Checado pela Valor em 28/11/22).
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3.2) Pessoa Jurídica inapta ou baixada:
O gasto ou a despesa não será considerado comprovado quando os documentos comprobatórios forem emitidos por entidade cuja inscrição no Cadastro Nacional das Pessoas Jurídicas (CNPJ) tenha sido declarada inapta ou baixada. Nesta hipótese, esses documentos não produzirão quaisquer efeitos tributários em favor do terceiro interessado (3) por se caracterizarem como uma hipótese de inidoneidade.
Uma vez que o documento fiscal foi considerado idôneo, os valores nele constantes não poderão ser:
- deduzidos como custo ou despesa, na determinação da base de cálculo do Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);
- deduzidos na determinação da base de cálculo do Imposto sobre a Renda das Pessoas Físicas (IRPF);
- utilizados como crédito do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), da Contribuição para o PIS/Pasep e da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins) não cumulativos;
- utilizados para justificar qualquer outra dedução, abatimento, redução, compensação ou exclusão relativa aos tributos administrados pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB).
Por outro lado, a dedutibilidade será admitida quando o terceiro interessado, adquirente de bens, direitos e mercadorias, ou o tomador de serviços, comprovar o pagamento do preço respectivo e o recebimento dos bens, direitos ou mercadorias ou a utilização dos serviços.
A entidade que não efetuar a mencionada comprovação sujeita-se ao pagamento do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), na forma prevista no artigo 61 da Lei nº 8.981/1995, calculado sobre o valor pago constante dos documentos.
É importante observar, ainda, que o Cupom Fiscal deve conter obrigatoriamente todas as informações já tratadas nesta matéria, caso contrário, não será considerado documento hábil para comprovação de custos e despesas operacionais no âmbito da legislação do imposto sobre a renda, conforme entendimento já exarado pela RFB através da Decisão nº 33/1999 da 8º Região Fiscal (São Paulo), que diz o seguinte:
IRPJ - COMPROVAÇÃO DE DESPESAS. O Cupom Fiscal, emitido unicamente com as indicações mínimas contidas no Convênio ICMS nº 156/1994, não é documento hábil para comprovação de custos e despesas operacionais no âmbito da legislação do imposto sobre a renda.
Nota Valor Consulting:
(3) Considera-se terceiro interessado, para fins ora analisado, a pessoa física ou a entidade beneficiária do documento.
Base Legal: Art. 82 da Lei nº 9.430/1996; Art. 48, caput, §§ 1º, 2º, 5º e 6º da Instrução Normativa RFB nº 1.863/2018 e; Decisão nº 33/1999 da 8º Região Fiscal/SP (Checado pela Valor em 28/11/22).
4) Omissão de receitas:
Caracteriza omissão de receita ou de rendimentos, inclusive os ganhos de capital, para efeitos do Imposto de Renda e das contribuições sociais incidentes sobre o lucro e o faturamento, a falta de emissão de Nota Fiscal, Recibo ou documentos equivalentes no momento da efetivação das operações, bem como a sua emissão com valor inferior ao da operação.
Base Legal: Art. 2º da Lei nº 8.846/1994 e; Art. 295 do RIR/2018 (Checado pela Valor em 28/11/22).
