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Item 7.3 do Manual do eSocial - Identificadores: Trabalhadores não incluídos no RET

7.3) Trabalhadores não incluídos no RET:

Os trabalhadores sem vínculo de emprego, que não se enquadram nas categorias de envio obrigatório de informações pelo "S-2300 - Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário - Início", e para os quais o Empregador/Contribuinte/órgão público declarante também não se utilizou da faculdade de enviar suas informações no citado evento "Trabalhador sem Vínculo"(TSVE), deverão obrigatoriamente ter suas informações preenchidas no grupo informações complementares [infoComplem] e [InfoComplemCont] (Nome, data de nascimento, etc.) quando do envio do evento "S-1200 - Remuneração de Trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social", para a correta identificação deste trabalhador que não está no RET.

Base Legal: Manual de Orientação do eSocial.

7.3.1. Qualificação Cadastral

Uma das premissas para o envio de informações e recolhimento das obrigações por meio do eSocial é a consistência dos dados cadastrais enviados pelo empregador relativo aos trabalhadores a seu serviço.

Esses dados são confrontados com a base do eSocial, sendo validados na base do CPF (nome, data de nascimento e CPF) e na base do CNIS -Cadastro Nacional de Informações Sociais (data de nascimento, CPF e NIS), e qualquer divergência existente impossibilitará o envio das informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, bem como o recolhimento dos valores devidos.

Dessa forma, o empregador deve zelar pela consistência dos dados cadastrais dos trabalhadores a seu serviço com os dados constantes na base do CPF e do CNIS e, se necessário, proceder à sua atualização antes da data de entrada em vigor do eSocial.

Para facilitar o trabalho de regularização cadastral dos trabalhadores e como medida preventiva à rejeição dos dados, foi disponibilizado no Portal do eSocial, a partir do endereço eletrônico: http://portal.esocial.gov.br/institucional/consulta-qualificacao-cadastral, a aplicação CQC (Consulta Qualificação Cadastral) para identificar possíveis divergências associadas ao nome da pessoa, à data de nascimento, ao CPF e ao NIS (Número de Inscrição Social).


a) Regras da Qualificação Cadastral - NIS (Número de Inscrição Social)

O NIS é um número de cadastro/inscrição de 11 (onze) dígitos atribuído à pessoa física pela CAIXA (Caixa Econômica Federal), pelo Banco do Brasil ou pelo INSS (Instituto Nacional do Seguro Social).

O NIS é administrado e atribuído pela CAIXA à pessoa empregada vinculada a uma empresa privada ou ao diretor não empregado quando optante pelo FGTS, recebendo a nomenclatura de PIS (Programa de Integração Social) e será utilizado para identificá-la no recolhimento/recebimento do FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço), Seguro Desemprego e Abono Salarial.

A CAIXA também administra e atribui NIS para a pessoa beneficiária de Programas Sociais de Políticas Públicas por meio dos respectivos agentes Gestores dos Programas (Superintendência Regional do Trabalho e Emprego - SRTE, Sistema Único de Saúde - SUS, Ministério do Desenvolvimento Social - MDS e Ministério da Educação - MEC).

Dessa forma, pode acontecer de uma pessoa ter um NIS sem ainda ser um trabalhador, e esse número deve ser informado à empresa quando da contratação, evitando assim um eventual cadastramento em duplicidade.

O cadastramento é sempre feito por um agente: empresa, prefeitura, órgão de governo, porém a manutenção do cadastro é realizada pela CAIXA quando houver necessidade de atualizar as inscrições atribuídas e administradas por ela.

O Banco do Brasil administra e atribui NIS ao servidor público, com a nomenclatura de PASEP (Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público).

Para que a pessoa realize a manutenção da sua inscrição é necessário verificar qual sua vinculação atual, se vinculado à iniciativa privada a administração será pela CAIXA, mas se vinculado à administração pública, a gestão será realizada pelo Banco do Brasil, independentemente da origem e atribuição da inscrição.

O NIS é administrado e atribuído pelo INSS, recebendo a nomenclatura de NIT (Número de Inscrição do Trabalhador) ou NIS Previdência, à pessoa que se filiar e contribuir para o Regime Geral de Previdência Social - RGPS como segurado contribuinte individual ou facultativo, ou, ainda, para todas as pessoas não filiadas (representantes legais, dependentes ou beneficiários, entre outros) que necessitam da inscrição para se relacionarem com a Previdência para a obtenção de benefícios e serviços previdenciários.

Caso a pessoa já possua PIS, PASEP ou NIS, o INSS não atribuirá nova inscrição (NIT ou NIS Previdência), pois será utilizada a inscrição existente, mesmo que atribuída e administrada pelos outros entes. No entanto, a manutenção da inscrição observará sua origem ou a vinculação atual do trabalhador aos entes responsáveis / administradores, conforme o caso.


b) Validações realizadas pela Qualificação Cadastral

A aplicação CQC confronta os dados cadastrais do trabalhador com a base do CPF (RFB - Receita Federal do Brasil) e com a base do CNIS (INSS).

Na base do CPF são verificados o nome, a data de nascimento e o número do CPF.

Para realizar a CQC, deverá ser informado o nome civil do trabalhador, mesmo que o nome social já tenha sido atualizado na base do CPF, considerando que quando da consulta cadastral, a validação do nome é realizada na base do CPF que retorna sempre o nome civil do trabalhador.

Somente nas situações em que houver retificação/substituição judicial do nome civil é que o novo nome deverá ser utilizado na consulta qualificação cadastral.

Para o preenchimento do "Nome" ao realizar a CQC devem ser observadas as seguintes configurações do campo:

Se houver trabalhador que possua nome com alguma configuração não reconhecida pela CQC, a empresa deverá enviar um pedido de suporte no Portal do eSocial, por meio do link "Contato", buscando o tópico "Empresas", e, em seguida, clicando em "Qualificação Cadastral".

Na base do CNIS são verificados a data de nascimento, o número do CPF e o número de NIS (PIS/NIS/PASEP/NIT). Os dados constantes no CNIS são alimentados e atualizados pela CAIXA para o PIS e pelo Banco Brasil para PASEP em rotina diária, bem como pelo próprio INSS para o NIT ou NIS Previdência, havendo batimento do CNIS com a base do CPF.

Dessa forma, se houver incorreção nos dados cadastrais do trabalhador, a aplicação CQC indicará se esta divergência está no cadastro do CPF e/ou do NIS, orientando qual o procedimento para acerto.

Para divergências nos dados cadastrais do NIS será observada a regra de origem e o responsável/administrador da inscrição para realizar a manutenção, com exceção para a indicação de NIS com informação de óbito e/ou inconsistente cujo tratamento será realizado sempre pelo INSS.

c) Trabalhadores que necessitam realizar a Qualificação Cadastral

A qualificação cadastral, regra geral, deve ser feita para qualquer trabalhador de qualquer categoria, seja empregado, servidor público, contribuinte individual, avulso, estagiário etc.

O eSocial realiza validação dos dados cadastrais nas bases do CPF e do CNIS cuja informação do NIS seja obrigatória. Para aqueles cuja informação do NIS não é obrigatória, por exemplo, estagiários, bolsistas, beneficiários de regimes previdenciários próprios, servidores públicos inativos dentre outros, o eSocial faz apenas a validação na base do CPF.

No cadastramento inicial de trabalhador afastado pelo motivo de aposentadoria por invalidez ou auxílio doença, a qualificação cadastral, embora recomendada, não é obrigatória, conforme regras já aplicadas no leiaute do eSocial. Essa qualificação cadastral torna-se obrigatória no momento do retorno do trabalhador.


d) Formas de Consulta Qualificação Cadastral

A Consulta Qualificação Cadastral pode ser realizada de duas formas: consulta manual (on-line) ou consulta em lote.

d.1) Consulta Qualificação Cadastral Manual (on-line)

Está disponível no Portal eSocial, por meio do link CQC On-Line permitindo consultar simultaneamente até 10 (dez) trabalhadores.

Para tanto, deverá ser informado nome, data de nascimento, número de CPF e NIS do trabalhador. Após a verificação cadastral, a aplicação retornará o resultado para o usuário sobre a validação de cada campo com os dados constantes das bases CPF e CNIS, informando quais os campos estão com divergências, bem como apresentará as orientações para que se proceda a correção.

Divergências relativas ao CPF (situação "suspenso", "nulo", "cancelado" ou "inexistente", nome ou data de nascimento divergente) a CONSULTA QUALIFICAÇÃO CADASTRAL apresentará a mensagem orientativa de onde deverá ser solicitada a alteração dos dados cadastrais.

Divergências relativas ao NIS (CPF, data de nascimento ou NIS divergentes) o usuário deverá estar atento, pois a orientação será dada de acordo com o responsável/administrador do cadastro do NIS (CAIXA, Banco do Brasil ou INSS).

d.2) Consulta Qualificação Cadastral em Lote

Está disponível no Portal eSocial, por meio do link CQC em Lote, onde não há restrição de limite de consultas, contudo o usuário deverá possuir Certificado Digital (e-CPF ou e-CNPJ) ICP-Brasil: A1 ou A3. Esse tipo de consulta é indicado no caso de qualificação cadastral de grande quantidade de trabalhadores.

O formato dos arquivos de entrada e retorno será "TXT" codificação UTF-8 ou ISO-8859-1 com delimitador ";" (ponto e vírgula) entre os campos. O aplicativo aceitará arquivos de até 10MB (de 120 a 140 mil registros). Para iniciar a CQC em lote o usuário deve clicar em "Upload", informar sempre o CNPJ raiz da empresa, independentemente se o trabalhador estar vinculado a CNPJ de filiais ou CEI/CNO de Obras e anexar o arquivo padronizado, salvo previamente.

A resposta à consulta será processada em até 48 (quarenta e oito) horas, ficando disponível por trinta dias, por meio do botão "Download".

Leiaute do arquivo de entrada:

NomeTamanhoFormato
CPF11Numérico
NIS11Numérico
NOME60Alfanumérico sem acentuação e sem uso de caracteres especiais*, não importando maiúscula ou minúscula.
DN8Data (DDMMAAAA)

* Exemplo de caracteres especiais: ", ‘, !, @, #, $,%, ¨, &, ?, ...

IMPORTANTE: entre nomes só são permitidos um espaçamento. Exemplo:

Correto: Joao da Silva

Errado: Joao           da Silva

Exemplo de arquivo de Entrada, tendo como sequência os dados: CPF; NIS; NOME; DN - separados por ";" :

32283644291;18000474420;nome do empregado1;13011974

34879579149;11816788893;nome do empregado2;28091986

18576263467;18000474420;nome do empregado3;13011973

18576263467;10000411830;nome do empregado4;08051950


Leiaute do arquivo de retorno PROCESSADO:

O arquivo PROCESSADO apontará as divergências entre os cadastros internos das empresas, o Cadastro CPF e o Cadastro Nacional de Informações Sociais - CNIS; e orientará o procedimento a ser adotado para ajuste das divergências encontradas.

Exemplo de arquivo de Retorno PROCESSADO (colunas reduzidas para exemplificação -tamanho original de 21 colunas):

Para o registro do empregado1, a divergência está no nome informado no CPF (coluna 19), assim, a aplicação informa o nome registrado na base CPF e orienta (coluna 20) o comparecimento a uma Conveniada RFB: Correios ou BB;

Para o registro do empregado2, apresenta divergência no CPF do cadastro NIS do Banco do Brasil (coluna 12 e coluna 21), assim, a orientação é de atualizar o cadastro em uma agência do Banco do Brasil (coluna 21);

Para o registro do empregado3, não apresenta nenhuma divergência (todas as colunas com zero), assim ele está com o cadastro validado para ser registrado no eSocial;

Para o registro do empregado4, apresenta divergência no CPF do Cadastro da CAIXA (coluna 12 e coluna 21), assim, a orientação é de atualizar o Cadastro NIS Empresa pelo Conectividade Social ou numa agência da CAIXA (coluna 21);

Para o registro do empregado5, apresenta divergência no CPF do Cadastro do INSS (coluna 12 e coluna 21), assim, a orientação é comparecer em uma Agência da Previdência Social e solicitar a atualização cadastral (coluna 21).


Leiaute arquivo de retorno REJEITADO:

O arquivo REJEITADO apontará o motivo da inconsistência na formatação do arquivo e/ou campos de cada registro.

Exemplo arquivo de Retorno REJEITADO (colunas reduzidas para exemplificação - tamanho original de 10 colunas):

Para o registro do empregado1, o problema estaria no formato do NIS informado (coluna 6), que deve conter 11 dígitos numéricos, incluído o dv - dígito verificador, que é composto de um dígito numérico;

Para o registro do empregado2, seria erro no formato do CPF informado (coluna 5), que deve conter 11 dígitos numéricos, incluído o dv - dígito verificador, que é composto de dois dígitos numéricos.


Nome padronizado dos arquivos de envio e de retorno:

Os arquivos de envio, ao serem transmitidos, têm seus nomes alterados segundo a regra de formação: D.CNS.CPF.001.aaaammddhhmmss.numCNPJ.numCPF.TXT, onde:

Os arquivos de retorno têm a mesma regra de formação dos de envio acrescidos das palavras "PROCESSADO" e "REJEITADO", conforme o caso.


Certificado Digital para Consulta Qualificação Cadastrlal em Lote

A emissão, renovação ou revogação de Certificado Digital e-CPF ou e-CNPJ ICP-Brasil: A1 ou A3 será realizada por uma empresa devidamente autorizada pela Receita Federal do Brasil, denominada Autoridade Certificadora Habilitada.

O interessado na obtenção de um Certificado Digital e-CPF ou e-CNPJ ICP-Brasil: A1 ou A3 deverá escolher uma das Autoridades Certificadoras Habilitadas pela RFB, conforme lista disponibilizada no site: https://idg.receita.fazenda.gov.br/orientacao/tributaria/senhas-e-procuracoes/senhas/certificados-digitais/orientacoes-sobre-emissao-renovacao-e-revogacao-de-certificados-digitais-e-cpf-ou-e-cnpj.

Caso haja problemas com o Certificado Digital impedindo a realização da CQC em Lote, o usuário deverá observar a orientação a seguir:

1) Verificar se o Certificado Digital está corretamente instalado:

A visualização do registro de seu Certificado pode ser feita na Barra de Ferramentas do browser da Internet:

No Internet Explorer, entrar no menu Ferramentas > Opções da Internet > Conteúdo > Certificados > Pessoal - aparecerá o nome da pessoa

No Firefox, entrar no menu Opções > Avançado > Ver Certificados > seus Certificados.

No Chrome, entrar no menu Configurações > HTTPS/SSL > Gerenciar Certificados > Pessoal


2) Verificar as especificações técnicas de sistema para a instalação e utilização do Certificado Digital. Os requisitos são:

Sistema operacional compatível: Windows

Java: versão 1.7.0.45 com nível de segurança configurado para médio

Navegadores homologados:

Internet Explorer, versão 9.0 ou superior;

Firefox, versão 24.0 ou superior;

Google Chrome versão 30.0. ou superior


3) Verificar se as cadeias de certificação estão instaladas:

3.1) No Internet Explorer:

Entrar no menu Ferramentas e depois Opções da Internet;

Excluir os Arquivos temporários e os cookies;

Clicar em conteúdo e depois em Certificados.


3.2) No Chrome:

Entrar no menu Configurações e depois Gerenciar certificados;

Excluir os Arquivos temporários e os cookies.


3.3) No Firefox:

Entrar no menu Opções e depois Avançado;

Excluir os Arquivos temporários e os cookies;

Clicar em Certificados, Ver certificados.

Se o Certificado Digital não aparecer, significa que o computador não o está reconhecendo. É possível que seja problema na leitora de cartão ou, no caso de certificado do tipo A1, ele pode não ter sido instalado. Neste caso, reinstalar a leitora ou seu Certificado Digital, seguindo as informações fornecidas pela Autoridade Certificadora.

Caso o Certificado apareça, o usuário deverá escolhê-lo e clicar em "Exibir" para que os dados sejam exibidos na tela.

Em seguida, deverá clicar na aba "Caminhos de Certificação" para saber se o Status é válido. Nesse momento, será exibida toda a cadeia de certificação. Se houver algum "X" ou "?" em um dos certificados, significa que a cadeia de certificação precisa ser novamente instalada.

Para instalar a cadeia de certificação, o usuário deverá acessar o sítio da autoridade certificadora, seguir as orientações para baixar os certificados e reinstalá-los. Caso o Status do Certificado seja "Válido", significa que ele está instalado corretamente.


4) Acessar a página da Receita Federal para testar o certificado:

Acessar o site https://cav.receita.fazenda.gov.br que exige Certificado Digital. Digitar a senha do Certificado para acessar a área restrita do e-CAC da Receita Federal.

Se não conseguir acessar, significa que, embora instalado, o Certificado não está funcionando corretamente. Assim, verifique:

- se o Certificado foi revogado;

- se a data/hora do computador está correta; e

- se a senha foi digitada corretamente;

NOTA: caso seja necessário, o usuário deverá solicitar suporte à Autoridade Certificadora fornecedora do Certificado Digital.


5) Verificar a validade do Certificado Digital.

Verifique se o Certificado Digital não está vencido (prazo de validade do serviço). O pedido de renovação de um Certificado e-CPF ou e-CNPJ ICP-Brasil: A1 ou A3 deverá ser feito dentro do seu período de validade, por meio de assinatura eletrônica, na página da Autoridade Certificadora Credenciada. Caso a validade já tenha expirado o usuário terá que solicitar novo Certificado Digital.



e) Divergências Identificadas pela Consulta Qualificação Cadastral (CQC)

A qualificação dos dados cadastrais da base do CPF poderá ser realizada pelo site da RFB endereço: https://www.receita.fazenda.gov.br/Aplicacoes/SSL/ATCTA/cpf/alterar/default.asp, para os motivos abaixo apontados, desde que os dados cadastrais estejam idênticos ao cadastro eleitoral do TSE (Tribunal Superior Eleitoral). O serviço é gratuito.

As seguintes solicitações deverão ser realizadas diretamente em uma unidade de atendimento da RFB ou por meio de Instituições Conveniadas pela RFB (Banco do Brasil ou CORREIOS):

Poderá ser complementado o dado cadastral na base do CNIS, como inclusão do CPF e ou da data de nascimento, por meio do serviço da Central de Atendimento 135, desde que os dados estejam idênticos aos da base do CPF.

Para os casos que necessitam de qualificação cadastral junto ao Banco do Brasil, a correção ou atualização do dado cadastral pode ser realizada pela própria entidade participante por meio de convênio estabelecido com o Banco do Brasil ou atendimento presencial do trabalhador em uma agência de relacionamento do Banco do Brasil.

Para os casos que necessitam de qualificação cadastral junto à CAIXA, a correção ou atualização do dado cadastral pode ser realizada pelo próprio trabalhador junto a uma agência de relacionamento com CAIXA ou pela empresa via Conectividade Social ? NIS Empresa, informando os dados do empregado para pesquisa e realizando a atualização do nome do empregado. Para mais informações, acessar a página da CAIXA: http://www.caixa.gov.br/cadastros/nis/Paginas/default.aspx.

Para fins de qualificação cadastral de PIS já existentes, ou seja, que não se trata de primeiro emprego a empresa deve utilizar a opção "Em lote - Pesquisa". Nesse formato, o PIS será localizado e qualificado com base nos dados informados no arquivo de qualificação cadastral.

7.3.2. Situação especial: Trabalhador estrangeiro com vínculo empregatício que presta serviços no Brasil

A Receita Federal, em parceria com o Ministério das Relações Exteriores - MRE, implementou nova sistemática de atendimento de inscrição no CPF para pessoas físicas residentes no exterior.

O interessado em obter a inscrição no CPF deve realizar os seguintes procedimentos:

a) Preencher o formulário eletrônico nas versões em português, espanhol ou inglês, disponível no portal da RFB, no endereço www.receita.fazenda.gov.br, e imprimi-lo; e

b) Entregar o formulário, acompanhado de cópia dos documentos pessoais, em uma repartição consular brasileira (Consulado ou Embaixada com setor consular), para fins de conclusão da solicitação.

A repartição consular brasileira processará a solicitação e informará o número de inscrição no cadastro CPF ao interessado. Se houver inconsistência cadastral, o pedido de inscrição será encaminhado à Receita Federal para análise. Nesse caso, o solicitante poderá acompanhar o andamento de seu pedido no portal da RFB, nas versões em português, espanhol ou inglês.

Dentro do prazo de 90 dias, o solicitante poderá:

a) Emitir o Comprovante de Inscrição no CPF por meio de serviço disponível no portal da RFB; e

b) Em caso de incorreção nos dados cadastrais, requerer a retificação, sem ônus.

Base Legal: Manual de Orientação do eSocial.
Informações Adicionais:

Este material foi escrito no dia 11/10/2020 pela Equipe Técnica da Valor Consulting e está atualizado até a legislação vigente em 25/10/2020 (data da sua última atualização), sujeitando-se, portanto, às mudanças em decorrência das alterações legais.

Não é permitido a utilização dos materiais publicados pela Valor Consulting para fins comerciais, pois os mesmos estão protegidos por direitos autorais. Também não é permitido copiar os artigos, materias e arquivos do Portal Valor Consulting para outro site, sistema ou banco de dados para fins de divulgação em sites, revistas, jornais, etc de terceiros sem a autorização escrita dos proprietários do Portal Valor Consulting.

A utilização para fins exclusivamente educacionais é permitida desde que indicada a fonte: "Valor Consulting. Item 7.3. Disponível em: https://www.valor.srv.br/guias/guiasIndex.php?idGuia=744. Acesso em: 02/12/2020."