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Registro de empregados

Resumo:

Trataremos no presente Roteiro de Procedimentos sobre a obrigatoriedade e os procedimentos legais para registro do empregado contratado. Para tanto, utilizaremos como base de estudo a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT/1943), a Portaria MTE nº 41/2007, que atualmente disciplina o registro e a anotação de Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) de empregados, bem como outras fontes citadas ao longo do trabalho.

1) Introdução:

Para contratar um empregado, a empresa (empregador) deverá observar certas formalidades que vão desde o recrutamento do candidato, passando pela sua seleção, entrega de documentos pelo candidato selecionado até a finalização da contratação. É justamente essa última fase do processo de contratação que nos interessa no presente Roteiro de Procedimentos.

Quando falamos em finalização do processo de contratação, estamos querendo falar sobre a obrigatoriedade do registro do empregado, com as correspondentes anotações nos Livros, Fichas ou Sistema informatizado do empregador, bem como na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) do empregado.

Essa obrigatoriedade é observada em relação a todos os empregados, sejam eles urbanos, rurais, aposentados que retornam à atividade, menores de 18 (dezoito) e maiores de 16 (dezesseis) anos de idade, estrangeiros, entre outros.

Registra-se que, para formalizar a admissão, e o consequente registro do empregado, é necessário que o empregador solicite a apresentação de alguns documentos, tendo por finalidade a sua identificação e possibilitar o correto desempenho das obrigações trabalhistas, em relação aos direitos do trabalhador, como também nas relações da empresa com a fiscalização do Ministério do Trabalho (MTE).

Também no ato da admissão existem alguns procedimentos e solicitações proibidas, que poderão ser consideradas como danos morais ao trabalhador, conforme veremos mais adiante.

Além do mais, o empregado não poderá iniciar suas atividades sem que esteja devidamente registrado, sob pena de implicações legais na esfera civil, penal, previdenciária e trabalhista.

Feitos esses brevíssimos comentários, trataremos no presente Roteiro de Procedimentos sobre a obrigatoriedade e os procedimentos legais para registro do empregado contratado. Para tanto, utilizaremos como base de estudo a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT/1943), a Portaria MTE nº 41/2007, que atualmente disciplina o registro e a anotação de CTPS de empregados, bem como outras fontes citadas ao longo do trabalho.

Base Legal: CLT/1943 e; Preâmbulo da Portaria MTE nº 41/2007 (Checado pela Valor Consulting em 20/12/17).
Homologação do Crédito Acumulado do ICMS (e-CredAc)

2) Algumas observações quanto à admissão de empregados:

Teceremos neste capítulo algumas observações importantes quanto ao procedimento de admissão de empregados. Porém, nossas observações abrangem apenas àquelas relevantes para o assunto ora estudado, qual seja, o documento intitulado "registro de empregado".

Veremos, principalmente, quais documentos podem e quais não podem ser solicitados do candidato para fins de admissão e registro do mesmo na empresa contratante (empregador).

Base Legal: Equipe Valor Consulting.

2.1) Documentos necessários para admissão:

Os documentos necessários para a admissão de empregado, conforme a prática trabalhista atual, basicamente são os abaixo listados. Alguns são de apresentação obrigatória independentemente da função que o mesmo vai ocupar, outros são exigidos conforme a situação apresentada ou por mera liberalidade do empregador:

  1. CTPS para as devidas anotações;
  2. carteira de inscrição no PIS/Pasep, se houver;
  3. título de eleitor, para ambos os sexos;
  4. certidão de nascimento e casamento, se for casado;
  5. certificado de reservista ou prova de alistamento no serviço militar, para candidatos brasileiros do sexo masculino com idade entre 18 (dezoito) e 45 (quarenta e cinco) anos;
  6. Cadastro de Pessoa Física (CPF);
  7. Cédula de Identidade (RG);
  8. Carteira de Identidade de Estrangeiro, se for o caso (artigo 359 da CLT/1943);
  9. carteiras profissionais expedidas pelos órgãos de classe, tais como OAB para contratação de advogados, CREA para engenheiros e CRC para contadores;
  10. Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) - Exame Admissional (artigo 168, caput, I da CLT/1943);
  11. se tiver filhos de até 14 (quatorze) anos de idade ou com invalidez, deverá apresentar, para recebimento do salário-família (artigo 361, caput da Instrução Normativa INSS/PRES nº 77/2015):
    1. certidão de nascimento do filho;
    2. caderneta de vacinação ou equivalente, quando o dependente conte com até 6 (seis) anos de idade;
    3. comprovação de invalidez, a cargo perícia Médica do INSS, quando dependente maior de quatorze anos; e
    4. comprovante de frequência à escola, quando dependente a partir de sete anos (Ver também artigo 85 do Decreto nº 3.048/1999;
  12. Carteira Nacional de Habilitação (CNH), para os empregados que exercerão o cargo de motorista ou qualquer outra função que envolva a condução de veículo de propriedade da empresa;
  13. Registro de Habilitação na DRT, anotado na CTPS, para os que exercerem as profissões de: agenciadores de propaganda, publicitários, jornalistas, atuários, arquivistas, técnicos de arquivo, radialistas, sociólogos, vigilantes bancários, secretárias executivas (com curso superior), técnico em secretariado (de 2º grau) e técnico de segurança do trabalho;
  14. fotografia, se for o caso;
  15. Atestado Liberatório - para contratação de artistas - documento firmado pelo empregador anterior, declarando que o contrato que mantinha com o artista foi extinto;
  16. ao contratar-se professor para exercer magistério, que é uma profissão regulamentada, é exigida a habilitação legal, que se trata de registro de professor expedido pelo Ministério da Educação e do Desporto ou pelas repartições competentes e, também, um registro especial no MTPS. Este registro do MTPS é feito na Delegacia Regional do Trabalho (DRT) e deve constar na CTPS do empregado;
  17. carta de referência, se for o caso;
  18. atestado de escolaridade, se for o caso;
  19. entre outros se fizer necessário.
Base Legal: Art. 85 do Decreto nº 3.048/1999; Arts. 168, caput, I e 359 da CLT/1943 e; Art. 361, caput da IN INSS/PRES nº 77/2015 (Checado pela Valor Consulting em 20/12/17).

2.2) Documentos proibidos para admissão:

De acordo com o artigo 1º da Portaria MTE nº 41/2007, é proibido ao empregador, na contratação ou na manutenção do emprego do trabalhador, fazer a exigência de quaisquer documentos discriminatórios ou obstativos para a contratação, especialmente certidão negativa de reclamatória trabalhista, teste, exame, perícia, laudo, atestado ou declaração relativos à esterilização ou a estado de gravidez.

Base Legal: Art. 1º da Portaria MTE nº 41/2007 (Checado pela Valor Consulting em 20/12/17).

2.2.1) Atestados de gravidez e esterilização:

Primeiramente, cabe nos lembrar que é inconstitucional qualquer diferenciação de critério de admissão por motivo de sexo, bem como idade, cor ou estado civil.

Além disso, prescreve o artigo 373-A da CLT/1943 que, ressalvadas as disposições legais destinadas a corrigir as distorções que afetam o acesso da mulher ao mercado de trabalho e certas especificidades estabelecidas nos acordos trabalhistas, é vedado, entre outros procedimentos:

  1. recusar emprego, promoção ou motivar a dispensa do trabalho em razão de sexo, idade, cor, situação familiar ou estado de gravidez, salvo quando a natureza da atividade seja notória e publicamente incompatível;
  2. exigir atestado ou exame, de qualquer natureza, para comprovação de esterilidade ou gravidez, na admissão ou permanência no emprego;
  3. impedir o acesso ou adotar critérios subjetivos para deferimento de inscrição ou aprovação em concursos, em empresas privadas, em razão de sexo, idade, cor, situação familiar ou estado de gravidez.

Temos, ainda, em favor das candidatas grávidas o artigo 1º da Lei nº 9.029/1995 que proíbe a adoção de qualquer prática discriminatória e limitativa para efeito de acesso à relação de trabalho, ou de sua manutenção, por motivo de sexo, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar, deficiência, reabilitação profissional, idade, entre outros, ressalvadas, nesse caso, as hipóteses de proteção à criança e ao adolescente previstas no artigo 7º, XXXIII da Constituição Federal/1988.

Para fins de aplicação da Lei nº 9.029/1995, constituem crime, sujeito a pena de detenção de 1 (um) a 2 (dois) anos e multa, as seguintes práticas discriminatórias:

  1. a exigência de teste, exame, perícia, laudo, atestado, declaração ou qualquer outro procedimento relativo à esterilização ou a estado de gravidez;
  2. a adoção de quaisquer medidas, de iniciativa do empregador, que configurem:
    1. indução ou instigamento à esterilização genética;
    2. promoção do controle de natalidade, assim não considerado o oferecimento de serviços e de aconselhamento ou planejamento familiar, realizados através de instituições públicas ou privadas, submetidas às normas do Sistema Único de Saúde (SUS).

São sujeitos ativos dos crimes acima citados:

  1. a pessoa física empregadora;
  2. o representante legal do empregador, como definido na legislação trabalhista;
  3. o dirigente, direto ou por delegação, de órgãos públicos e entidades das administrações públicas direta, indireta e fundacional de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios.

Sem prejuízo do prescrito nos 2 (dois) parágrafos anteriores e nos dispositivos legais que tipificam os crimes resultantes de preconceito de etnia, raça, cor ou deficiência, as infrações ao disposto nesta Lei são passíveis das seguintes cominações:

  1. multa administrativa de dez vezes o valor do maior salário pago pelo empregador, elevado em cinquenta por cento em caso de reincidência;
  2. proibição de obter empréstimo ou financiamento junto a instituições financeiras oficiais.
Base Legal: Art. 7º, caput, XXX da CF/1988; Art. 373-A, II, IV e V da CLT/1943 e; Arts. 1º a 3º da Lei nº 9.029/1995 (Checado pela Valor Consulting em 20/12/17).

2.2.2) Exame de HIV:

Primeiramente, cabe nos registrar que de acordo com a Lei nº 12.984/2014, constitui crime punível com reclusão, de 1 (um) a 4 (quatro) anos, e multa, as seguintes condutas discriminatórias contra o portador do vírus da imunodeficiência humana (HIV) e o doente de AIDS, em razão da sua condição de portador ou de doente:

  1. recusar, procrastinar, cancelar ou segregar a inscrição ou impedir que permaneça como aluno em creche ou estabelecimento de ensino de qualquer curso ou grau, público ou privado;
  2. negar emprego ou trabalho;
  3. exonerar ou demitir de seu cargo ou emprego;
  4. segregar no ambiente de trabalho ou escolar;
  5. divulgar a condição do portador do HIV ou de doente de AIDS, com intuito de ofender-lhe a dignidade;
  6. recusar ou retardar atendimento de saúde.

Além disso, em favor dos candidatos temos o artigo 2º da Portaria do MTE nº 1.246/2010 que assim prescreve:

Art. 2º Não será permitida, de forma direta ou indireta, nos exames médicos por ocasião da admissão, mudança de função, avaliação periódica, retorno, demissão ou outros ligados à relação de emprego, a testagem do trabalhador quanto ao HIV.

Parágrafo único. O disposto no caput deste artigo não obsta que campanhas ou programas de prevenção da saúde estimulem os trabalhadores a conhecer seu estado sorológico quanto ao HIV por meio de orientações e exames comprovadamente voluntários, sem vínculo com a relação de trabalho e sempre resguardada a privacidade quanto ao conhecimento dos resultados. (Grifo nosso)

Em conclusão, temos que está expressamente proibido ao empregador, na contratação ou na manutenção do emprego do trabalhador, fazer a exigência de exame de HIV.

Base Legal: Art. 1º da Lei nº 12.984/2014 e; Art. 2º da Portaria do MTE nº 1.246/2010 (Checado pela Valor Consulting em 20/12/17).

2.2.3) Atestados de antecedentes criminais:

Enfatizamos que na seleção e na admissão de um empregado as empresas devem estar cientes de que a legislação trabalhista estabelece algumas regras as quais devem ser observadas, seja na forma de divulgação das vagas ou nos documentos exigidos dos candidatos.

No que se refere aos documentos exigidos no processo seletivo, cabe nos citar o artigo 1º da Lei nº 9.029/1995 que assim dispõe:

Art. 1º É proibida a adoção de qualquer prática discriminatória e limitativa para efeito de acesso à relação de trabalho, ou de sua manutenção, por motivo de sexo, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar, deficiência, reabilitação profissional, idade, entre outros, ressalvadas, nesse caso, as hipóteses de proteção à criança e ao adolescente previstas no inciso XXXIII do art. 7º da Constituição Federal.

Como podemos verificar, a empresa não poderá discriminar qualquer candidato, muito menos limitar seu acesso ao emprego, pelos motivos acima citados, ainda que pela análise da vida regressa desse candidato. Mesma regra podemos encontrar em nossa Constituição Federal/1988, que também proíbe à discriminação ao exercício de qualquer trabalho ou profissão, desde que atendidas às qualificações legais:

Art. 5º Todos são iguais perante a lei, sem distinção de qualquer natureza, garantindo-se aos brasileiros e aos estrangeiros residentes no País a inviolabilidade do direito à vida, à liberdade, à igualdade, à segurança e à propriedade, nos termos seguintes:

(...)

X - são invioláveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, assegurado o direito a indenização pelo dano material ou moral decorrente de sua violação;

(...)

XIII - é livre o exercício de qualquer trabalho, ofício ou profissão, atendidas as qualificações profissionais que a lei estabelecer;

Como podemos verificar, entre os direitos individuais constitucionalmente assegurados ao cidadão temos à proteção contra a discriminação de qualquer espécie, a inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da sua imagem e, ainda, a liberdade do exercício de qualquer trabalho ou profissão.

Vale registrar, ainda, que a Lei nº 7.115/1983 estabelece que a declaração de bons antecedentes criminais, quando firmada pelo próprio interessado ou por procurador bastante, e sob as penas da lei, presume-se verdadeira.

Portanto, considerando tudo o exposto e o fato de que o atestado de antecedentes criminais não é documento obrigatório, frente à legislação trabalhista, para apresentação quando da contratação de empregado entendemos que o candidato não ficará obrigado a apresentá-lo caso solicitado. Além disso, caso esse empregado sinta-se lesado, poderá questionar judicialmente a solicitação efetuada com o intuito de resguardar seus direitos, cabendo ao Poder Judiciário a decisão final sobre a matéria.

Base Legal: Art. 5º, caput, X e XIII; Art. 1º, caput da Lei nº 7.115/1983 e; Art. 1º da Lei nº 9.029/1995 (Checado pela Valor Consulting em 20/12/17).

2.2.3.1) Vigilante:

De acordo com o artigo 16 da Lei nº 7.102/1983, para o exercício da profissão, o vigilante deverá preencher os seguintes requisitos:

  1. ser brasileiro;
  2. ter idade mínima de 21 (vinte e um) anos;
  3. ter instrução correspondente à 4ª (quarta) série do 1º (primeiro) grau (1);
  4. ter sido aprovado, em curso de formação de vigilante, realizado em estabelecimento com funcionamento autorizado nos termos da Lei nº 7.102/1983;
  5. ter sido aprovado em exame de saúde física, mental e psicotécnico;
  6. não ter antecedentes criminais registrados; e
  7. estar quite com as obrigações eleitorais e militares.

Conforme podemos constatar na "f" acima, o vigilante não poderá ter antecedentes criminais registrados. Assim, para que o empregador se certifique disso, poderá ser solicitado atestado de antecedentes criminais dos candidatos a essa vaga.

Nota Valor Consulting:

(1) O requisito previsto na letra "c" não se aplica aos vigilantes admitidos até a publicação da Lei nº 7.102/1983, ou seja, até 21/06/1983

Base Legal: Art. 16 da Lei nº 7.102/1983 (Checado pela Valor Consulting em 20/12/17).
Homologação do Crédito Acumulado do ICMS (e-CredAc)

3) Obrigatoriedade do registro:

A obrigatoriedade do registro do empregado está insculpido no artigo 41, caput da CLT/1943, que prevê que em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados Livros, Fichas ou Sistema Eletrônico (Informatizado), conforme instruções a serem expedidas pelo MTE.

Base Legal: Art. 41, caput CLT/1943 (Checado pela Valor Consulting em 20/12/17).

3.1) Momento do registro:

O registro do empregado deverá ser efetuado antes em que o mesmo comece a prestar o serviço para o qual foi contratado, ou seja, o empregado não poderá iniciar suas atividades sem que esteja devidamente registrado. Portanto, podemos concluir que não será permitido ao empregador manter empregados em seu quadro sem registro mesmo que seja por único um dia.

Base Legal: Equipe Valor Consulting.

4) Informações mínimas do registro:

O documento denominado registro de empregados de que trata o artigo 41 da CLT/1943 deverá conter, obrigatoriamente, as seguintes informações:

  1. nome do empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade e naturalidade;
  2. número e série da CTPS;
  3. número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social (PIS) ou no Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público (Pasep);
  4. data de admissão;
  5. cargo e função;
  6. remuneração;
  7. jornada de trabalho;
  8. férias; e
  9. acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver.

O registro de empregado deverá estar sempre atualizado e obedecer à numeração sequencial por estabelecimento.

Lembramos que a Portaria MTE nº 41/2007 e alterações posteriores não exigem a anotação de pagamento da contribuição sindical no registro de empregados, porém, essa anotação poderá ser efetuada a critério do empregador. Além disso, o empregador poderá efetuar nesse documento anotações relativas a alterações salariais.

Nunca é demais lembrar que a reforma trabalhista, levada a efeito pela Lei nº 13.467/2017, alterou a redação do artigo 579 da CLT/1943. Assim, com essa alteração, o desconto da contribuição sindical está condicionado à autorização prévia e expressa dos que participarem de uma determinada categoria econômica ou profissional, ou de uma profissão liberal, em favor do sindicato representativo da mesma categoria ou profissão ou, inexistindo este, na conformidade do disposto no artigo 591 da CLT/1943.

Base Legal: Art. 579 da CLT/1943; Lei nº 13.467/2017 e; Art. 2º da Portaria MTE nº 41/2007 (Checado pela Valor Consulting em 20/12/17).

5) Autenticação do registro:

Com a promulgação da Lei nº 10.243/2001 restou revogado o artigo 42 da CLT/1943, que determinava a obrigatoriedade de autenticação do registro de empregados pelas Delegacias Regionais do Trabalho (DRT) (2), por outros órgãos autorizados ou pelo Fiscal do Trabalho. Assim, desde 20/06/2001, os documentos de registro de empregados não mais necessitam de autenticação.

Nota Valor Consulting:

(2) A DRT citada nesse capítulo agora é a Superintendência Regional do Trabalho e Emprego (SRTE).

Base Legal: Art. 42 da CLT/1943 - Revogado e; Lei nº 10.243/2001 (Checado pela Valor Consulting em 20/12/17).

6) Controle único e centralizado:

O empregador poderá adotar controle único e centralizado do registro de empregados, desde que os empregados portem cartão de identificação contendo seu nome completo, número de inscrição no PIS/Pasep, horário de trabalho e cargo ou função.

O registro de empregados de prestadores de serviços poderá permanecer na sede da contratada caso atendida a exigência contida no parágrafo anterior.

A exibição dos documentos passíveis de centralização deverá ser feita no prazo de 2 (dois) a 8 (oito) dias, a critério do Auditor Fiscal do Trabalho.

Base Legal: Art. 3º da Portaria MTE nº 41/2007 (Checado pela Valor Consulting em 20/12/17).

7) Sistema informatizado:

O empregador poderá efetuar o registro de empregados em sistema informatizado que garanta a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações e que:

  1. mantenha registro individual em relação a cada empregado;
  2. mantenha registro original, individualizado por empregado, acrescentando-lhe as retificações ou averbações, quando for o caso; e
  3. assegure, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista às informações, por meio de tela, impressão de relatório e meio magnético.

O sistema deverá conter rotinas autoexplicativas, para facilitar o acesso e o conhecimento dos dados registrados.

As informações e relatórios deverão conter data e hora do lançamento, atestada a sua veracidade por meio de rubrica e identificação do empregador ou de seu representante legal nos documentos impressos.

O sistema deverá possibilitar à fiscalização o acesso às informações e dados dos últimos 12 (doze) meses.

As informações anteriores a 12 (doze) meses poderão ser apresentadas no prazo de 2 (dois) a 8 (oito dias via terminal de vídeo ou relatório ou por meio magnético, a critério do Auditor Fiscal do Trabalho.

Base Legal: Art. 4º da Portaria MTE nº 41/2007 (Checado pela Valor Consulting em 20/12/17).

8) Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS):

De acordo com o artigo 5º da Portaria MTE nº 41/2007, o empregador anotará na CTPS do empregado, no prazo de 48 (quarenta e oito) horas contadas da admissão, os seguintes dados:

  1. data de admissão;
  2. remuneração; e
  3. condições especiais do contrato de trabalho, caso existentes.

Salientamos que a empresa que receber a CTPS para efetuar as anotações pertinentes e a retiver por mais de 48 (quarenta e oito) horas ficará sujeita à multa de valor igual à metade do salário-mínimo regional, conforme determina o artigo 53 da CLT/1943.

As demais anotações deverão ser realizadas nas oportunidades mencionadas no artigo 29 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT/1943), que assim prescreve:

Art. 29 - A Carteira de Trabalho e Previdência Social será obrigatoriamente apresentada, contra recibo, pelo trabalhador ao empregador que o admitir, o qual terá o prazo de quarenta e oito horas para nela anotar, especificamente, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, sendo facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.

§ 1º As anotações concernentes à remuneração devem especificar o salário, qualquer que seja sua forma de pagamento, seja ele em dinheiro ou em utilidades, bem como a estimativa da gorjeta.

§ 2º - As anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social serão feitas:

a) na data-base;

b) a qualquer tempo, por solicitação do trabalhador;

c) no caso de rescisão contratual; ou

d) necessidade de comprovação perante a Previdência Social.

§ 3º - A falta de cumprimento pelo empregador do disposto neste artigo acarretará a lavratura do auto de infração, pelo Fiscal do Trabalho, que deverá, de ofício, comunicar a falta de anotação ao órgão competente, para o fim de instaurar o processo de anotação.

§ 4º É vedado ao empregador efetuar anotações desabonadoras à conduta do empregado em sua Carteira de Trabalho e Previdência Social.

§ 5º O descumprimento do disposto no § 4º deste artigo submeterá o empregador ao pagamento de multa prevista no art. 52 deste Capítulo.

Lembramos que o empregador poderá adotar ficha de anotações, exceto quanto às datas de admissão e de extinção do contrato de trabalho, que deverão ser anotadas na própria CTPS. Porém, o empregado poderá, a qualquer tempo, solicitar a atualização e o fornecimento, impressos, de dados constantes na ficha de anotações.

Por fim, lembramos que as referidas anotações poderão ser feitas mediante o uso de carimbo ou etiqueta gomada, bem como de qualquer meio mecânico ou eletrônico de impressão, desde que autorizado pelo empregador ou seu representante legal.

Base Legal: Arts. 29 e 53 da CLT/1943 e; Arts. 5º e 6º da Portaria MTE nº 41/2007 (Checado pela Valor Consulting em 20/12/17).

8.1) Contrato por prazo determinado:

Na hipótese de a empresa ter firmado com o empregado um contrato por prazo determinado, ficará obrigada a anotar na CTPS do mesmo a sua condição de contratado por prazo determinado e sua vigência, com indicação do número da Lei de regência. Lembramos que essa anotação deverá ser feita na parte destinada a "Anotações Gerais".

Base Legal: Art. 2º do Decreto nº 2.490/1998 (Checado pela Valor Consulting em 20/12/17).

8.2) FGTS:

O artigo 7º, III da Constituição Federal/1988 estabelece a obrigatoriedade do depósito do FGTS para todos os empregados, sendo assim a identificação da conta vinculada do FGTS não necessita ser preenchida pelo empregador na CTPS.

Base Legal: Art. 7º, caput, III da CF/1988 (Checado pela Valor Consulting em 20/12/17).

8.3) Rasuras e abreviaturas:

As anotações deverão ser feitas sem abreviaturas, ressalvando-se, ao final de cada assentamento, as emendas, entrelinhas, rasuras ou qualquer circunstância que possa gerar dúvida.

Base Legal: Art. 7º da Portaria MTE nº 41/2007 (Checado pela Valor Consulting em 20/12/17).

8.4) Recusa pelo empregador em fazer as anotações devidas:

Recusando-se a empresa fazer às anotações a que se refere o capítulo 8 acima ou a devolver a CTPS recebida, poderá o empregado comparecer, pessoalmente ou intermédio de seu sindicato perante a DRT ou órgão autorizado, para apresentar reclamação.

Neste caso, lavrado o termo de reclamação, determinar-se-á a realizarão de diligência para instrução do feito, notificando-se posteriormente o reclamado por carta registrada, caso persista a recusa, para que, em dia e hora previamente designados, venha prestar esclarecimentos ou efetuar as devidas anotações na CTPS ou sua entrega.

Não comparecendo o reclamado (empregador), lavrar-se-á termo de ausência, sendo considerado revel e confesso sobre os termos da reclamação feita, devendo as anotações serem efetuadas por despacho da autoridade que tenha processado a reclamação.

Por outro lado, comparecendo o empregador e recusando-se a fazer as anotações reclamadas, será lavrado um termo de comparecimento, que deverá conter, entre outras indicações, o lugar, o dia e hora de sua lavratura, o nome e a residência do empregador, assegurando-se-lhe o prazo de 48 (quarenta e oito) horas, a contar do termo, para apresentar defesa.

Findo o prazo para a defesa, subirá o processo à autoridade administrativa de 1ª (primeira) instância, para se ordenarem diligências, que completem a instrução do feito, ou para julgamento, se o caso estiver suficientemente esclarecido.

Verificando-se que as alegações feitas pelo reclamado versam sobre a não existência de relação de emprego ou sendo impossível verificar essa condição pelos meios administrativos, será o processo encaminhado a Justiça do Trabalho ficando, nesse caso, sobrestado o julgamento do auto de infração que houver sido lavrado.

Se não houver acordo, a Junta de Conciliação e Julgamento, em sua sentença ordenará que a Secretaria efetue as devidas anotações uma vez transitada em julgado, e faça a comunicação à autoridade competente para o fim de aplicar a multa cabível.

Igual procedimento observar-se-á no caso de processo trabalhista de qualquer natureza, quando for verificada a falta de anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social, devendo o Juiz, nesta hipótese, mandar proceder, desde logo, àquelas sobre as quais não houver controvérsia.

Base Legal: Arts. 36 a 39 da CLT/1943 (Checado pela Valor Consulting em 20/12/17).

8.5) Crime de falsidade:

Para os efeitos da emissão, substituição ou anotação de CTPS, considerar-se-á, crime de falsidade, com as penalidades previstas no artigo 299 do Código Penal/1940:

  1. Fazer, no todo ou em parte, qualquer documento falso ou alterar o verdadeiro;
  2. Afirmar falsamente a sua própria identidade, filiação, lugar de nascimento, residência, profissão ou estado civil e beneficiários, ou atestar os de outra pessoa;
  3. Servir-se de documentos, por qualquer forma falsificados;
  4. falsificar, fabricando ou alterando, ou vender, usar ou possuir Carteira de Trabalho e Previdência Social assim alteradas;
  5. Anotar dolosamente em Carteira de Trabalho e Previdência Social ou registro de empregado, ou confessar ou declarar em juízo ou fora dêle, data de admissão em emprêgo diversa da verdadeira.

Comprovando-se falsidade, quer nas declarações para emissão de CTPS, quer nas respectivas anotações, o fato será levado ao conhecimento da autoridade que houver emitido a carteira, para fins de direito.

Base Legal: Arts. 49 e 50 da CLT/1943 (Checado pela Valor Consulting em 20/12/17).

8.6) Extravio ou inutilização da CTPS:

O extravio ou inutilização da CTPS por culpa da empresa sujeitará esta à multa de valor igual á metade do salário mínimo regional.

Base Legal: Art. 52 da CLT/1943 (Checado pela Valor Consulting em 20/12/17).

8.7) Intimação - Anotação:

A empresa que, tendo sido intimada, não comparecer para anotar a CTPS de seu empregado, ou cujas alegações para recusa tenham sido julgadas improcedentes, ficará sujeita à multa de valor igual a 1 (um) salário-mínimo regional.

Base Legal: Art. 54 da CLT/1943 (Checado pela Valor Consulting em 20/12/17).

8.8) Modelos:

Conforme já comentado, a CTPS será obrigatoriamente apresentada pelo trabalhador, ao empregador, mediante recibo, na qual a empresa terá o prazo de 48 (quarenta e oito) horas para fazer as anotações devidas.

Visando facilitar a vida de nossos leitores estamos publicando abaixo modelos de Recibo de entrega e devolução da CTPS que podem ser livremente utilizados:

RECIBO DE ENTREGA DA CARTEIRA DE TRABALHO E PREVIDÊNCIA SOCIAL

Nome do empregado: _________________________.

Deptº: ______________.

CTPS n° ______________ Série ____.

Recebemos a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) do empregado acima citado, para as devidas anotações e a qual será devolvida no prazo máximo de 48 (quarenta e oito) horas, conforme determina o artigo 29 da CLT/1943.

Cidade __________, __/__/____.

Assinatura e Carimbo do Empregador ou Responsável Legal


RECIBO DE DEVOLUÇÃO DA CARTEIRA DE TRABALHO E PREVIDÊNCIA SOCIAL

Nome do empregado: _________________________.

Deptº: ______________.

CTPS n° ______________ Série ____.

Devolvemos a Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS do empregado acima citado, com as devidas anotações, conforme determina o artigo 29 da CLT/1943.

Cidade __________, __/__/____.

Assinatura e Carimbo do Empregador ou Responsável Legal

Base Legal: Art. 29, caput da CLT/1943 (Checado pela Valor Consulting em 20/12/17).
Reintegra

9) Anotações que causam dano à imagem:

De acordo com o artigo 8º da Portaria MTE nº 41/2007, é vedado ao empregador efetuar anotações que possam causar dano à imagem do trabalhador, especialmente referentes a sexo ou sexualidade, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar, idade, condição de autor em reclamações trabalhistas, saúde e desempenho profissional ou comportamento.

Essa regra vale tanto para o registro do empregado como para anotações na CTPS, conforme prevê o artigo 29, § 4º da CLT/1943:

Art. 29 (...)

§ 4º É vedado ao empregador efetuar anotações desabonadoras à conduta do empregado em sua Carteira de Trabalho e Previdência Social.

(...)

Base Legal: Art. 8º da Portaria MTE nº 41/2007 (Checado pela Valor Consulting em 20/12/17).

10) Retenção de documentos:

De acordo com a legislação atualmente em vigor, nenhuma pessoa, física (3) ou jurídica, de direito público ou privado, poderá reter qualquer documento de identificação pessoal, ainda que apresentado por fotocópia autenticada ou pública-forma, inclusive:

  1. comprovante de quitação com o serviço militar;
  2. título de eleitor;
  3. CTPS;
  4. certidão de registro de nascimento;
  5. certidão de casamento
  6. comprovante de naturalização;
  7. carteira de identidade de estrangeiro;
  8. carteira nacional de habilitação.

Observa-se que não existe qualquer vedação quanto à retenção de fotocópia não autenticada. Contudo, orientamos que quando da rescisão do contrato de trabalho, os mesmos sejam devolvidos ao empregado, para que se evite a utilização indevida.

Enfatizamos que a CTPS será obrigatoriamente apresentada, contra recibo, pelo trabalhador ao empregador que o admitir, o qual terá o prazo de 48 (quarenta e oito) horas para nela anotar, especificamente, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, devendo devolvê-la ao empregado, também contra recibo.

Quando, para a realização de determinado ato, for exigida a apresentação de documento de identificação, a pessoa que fizer a exigência fará extrair, no prazo de até 5 (cinco) dias, os dados que interessarem devolvendo em seguida o documento ao seu exibidor. Além deste prazo, somente por ordem judicial poderá ser retirado qualquer documento de identificação pessoal.

Quando o documento de identidade for indispensável para a entrada de pessoa em órgãos públicos ou particulares, serão seus dados anotados no ato e devolvido o documento imediatamente ao interessado.

Por fim, registramos que constitui contravenção penal, punível com pena de prisão simples de 1 (um) a 3 (três) meses ou multa, a retenção de qualquer documento a que nos referimos nesta "Pergunta & Resposta". Além disso, quando a infração for praticada por preposto ou agente de pessoa jurídica, considerar-se-á responsável quem houver ordenado o ato que ensejou a retenção, a menos que haja , pelo executante, desobediência ou inobservância de ordens ou instruções expressas, quando, então, será este o infrator.

Nota Valor Consulting:

(3) Na legislação atual, a nomenclatura "pessoa física" foi alterada para "pessoa natural".

Base Legal: Art. 29, caput da CLT/1943 e; Arts. 1º a 3º da Lei nº 5.553/1968 (Checado pela Valor Consulting em 20/12/17).

11) Penalidades:

O registro do empregado deverá ser feito imediatamente, sujeitando-se a empresa, na hipóteses de manter empregado sem registro, a multa conforme dispõe o artigo 47 da CLT/1943:

Art. 47. O empregador que mantiver empregado não registrado nos termos do art. 41 desta Consolidação ficará sujeito a multa no valor de R$ 3.000,00 (três mil reais) por empregado não registrado, acrescido de igual valor em cada reincidência.

§ 1º Especificamente quanto à infração a que se refere o caput deste artigo, o valor final da multa aplicada será de R$ 800,00 (oitocentos reais) por empregado não registrado, quando se tratar de microempresa ou empresa de pequeno porte.

§ 2º A infração de que trata o caput deste artigo constitui exceção ao critério da dupla visita.

Além disso, a Lei nº 9.983/2000 acrescentou e modificou alguns artigos do Código Penal/1940, incluindo as infrações normalmente cometidas pelos empregadores. Uma das alterações refere-se ao artigo 297 do Código Penal/1940, que se refere a crime de falsificação de documentos públicos, onde foram acrescentados os §§ 3º e 4º, que tratam das anotações falsas ou incorretas e da omissão de anotação em folhas de pagamento e das CTPS:

Falsificação de documento público

Art. 297 - Falsificar, no todo ou em parte, documento público, ou alterar documento público verdadeiro:

Pena - reclusão, de dois a seis anos, e multa.

§ 1º - Se o agente é funcionário público, e comete o crime prevalecendo-se do cargo, aumenta-se a pena de sexta parte.

§ 2º - Para os efeitos penais, equiparam-se a documento público o emanado de entidade paraestatal, o título ao portador ou transmissível por endosso, as ações de sociedade comercial, os livros mercantis e o testamento particular.

§ 3º - Nas mesmas penas incorre quem insere ou faz inserir:

I - na folha de pagamento ou em documento de informações que seja destinado a fazer prova perante a previdência social, pessoa que não possua a qualidade de segurado obrigatório;

II - na Carteira de Trabalho e Previdência Social do empregado ou em documento que deva produzir efeito perante a previdência social, declaração falsa ou diversa da que deveria ter sido escrita;

III - em documento contábil ou em qualquer outro documento relacionado com as obrigações da empresa perante a previdência social, declaração falsa ou diversa da que deveria ter constado.

§ 4º - Nas mesmas penas incorre quem omite, nos documentos mencionados no § 3º, nome do segurado e seus dados pessoais, a remuneração, a vigência do contrato de trabalho ou de prestação de serviços.

Portanto, a ausência de anotação da vigência do contrato de trabalho na CTPS do trabalhador, bem como a inserção de dados falsos ou incorretos constituem, a partir de 17/10/2000, crime de falsificação de documentos públicos, sujeitando o infrator à pena de multa e reclusão variável entre 2 (dois) a 6 (seis) anos.

Base Legal: Art. 297 do CP/1940 e; Art. 47 da CLT/1943 (Checado pela Valor Consulting em 20/12/17).
Informações Adicionais:

Este material foi escrito no dia 01/10/2015 pela Equipe Técnica da Valor Consulting e está atualizado até a legislação vigente em 20/12/2017 (data da sua última atualização), sujeitando-se, portanto, às mudanças em decorrência das alterações legais.

Não é permitido a utilização dos materiais publicados pela Valor Consulting para fins comerciais, pois os mesmos estão protegidos por direitos autorais. Também não é permitido copiar os artigos, materias e arquivos do Portal Valor Consulting para outro site, sistema ou banco de dados para fins de divulgação em sites, revistas, jornais, etc de terceiros sem a autorização escrita dos proprietários do Portal Valor Consulting.

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