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Apresentação, autenticação e entrega dos documentos levados a arquivamento

Resumo:

Analisaremos no presente Roteiro de Procedimentos as disposições constantes nos artigos 27 a 31 da Instrução Normativa Drei nº 81/2020, que tratam da autenticação e entrega dos documentos levados a arquivamento nas Juntas Comerciais do Estados.

1) Introdução:

Amigos, amigos leitores... determina o artigo 39, II da Lei nº 8.934/1994 que as Juntas Comerciais autenticarão os instrumentos de escrituração das empresas mercantis e dos agentes auxiliares do comércio, bem como as cópias dos documentos assentados. Nesse sentido, foi publicado a Instrução Normativa Drei nº 81/2020, onde veio a dispor sobre a apresentação, autenticação e entrega dos documentos levados a arquivamento nas Juntas Comerciais (artigos 27 a 31 ) que obedeceu plenamente às disposições do mencionado dispositivo legal.

Vale mencionar que de acordo com o artigo 7º, caput, I, "d" do Decreto nº 1.800/1996, compete às Juntas Comerciais a autenticação dos instrumentos de escrituração das empresas registradas e dos agentes auxiliares do comércio, nos termos do disposto na legislação específica.

De acordo com o artigo 38 do Decreto nº 1.800/1996, a cópia de documento, autenticada na forma prevista em lei, dispensará nova conferência com o documento original.

A autenticação do documento poderá ser realizada por meio de comparação entre o documento original e a sua cópia pelo servidor a quem o documento seja apresentado.

Fica dispensada a autenticação a que se refere o caput quando o advogado ou o contador da parte interessada declarar, sob sua responsabilidade pessoal, a autenticidade da cópia do documento.

Nos próximos capítulos analisaremos as disposições sobre o assunto publicadas pelo Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (Drei) através dos já mencionados artigos 27 a 31 da Instrução Normativa Drei nº 81/2020... Vêm com a Valor Cnsulting!!!

Base Legal: Art. 39, II da Lei nº 8.934/1994; Arts. 7º, caput I, "d" e 38 do Decreto nº 1.800/1996 e; IN Drei nº 81/2020 (Checado pela Valor em 12/09/20).

2) Forma de apresentação presencial:

Os documentos sujeitos a arquivamento deverão ser apresentados em via única e, ainda, obedecer aos requisitos mínimos de qualidade que garantam o máximo de fidelidade entre o arquivo digital gerado e o documento original, quando da digitalização.

Os documentos relativos à constituição, alteração e extinção de empresário individual (EI), Empresário Individual de Responsabilidade Limitada (Eireli), sociedade empresária ou cooperativa levados a arquivamento nas Juntas Comerciais deverão estar assinados na forma da lei, sendo as demais folhas rubricadas.

O protocolo da Junta Comercial restituirá ao interessado, no ato da sua apresentação, todas as vias que excederem ao mencionado neste capítulo.

Se assim dispuserem as normas internas da Junta Comercial, poderá ser devolvido ao interessado o documento físico que for digitalizado no momento de seu protocolo, com a preservação da sua imagem, mediante conferência e assinatura certificada de agente público, nos termos do artigo 57 da Lei nº 8.934/1994:

Art. 57. Os atos de empresas, após microfilmados ou preservada a sua imagem por meios tecnológicos mais avançados, poderão ser devolvidos pela juntas comerciais, conforme dispuser o regulamento.

Base Legal: Art. 57 da Lei nº 8.934/1994 e; Art. 29 da IN Drei nº 81/2020 (Checado pela Valor em 12/09/20).

2.1) Dispensa de reconhecimento de firma ou autenticação:

Os atos apresentados a arquivamento são dispensados de:

  1. reconhecimento de firma, devendo o servidor da Junta Comercial lavrar sua autenticidade no próprio documento, confrontando a assinatura com aquela constante do documento de identidade do signatário, ou estando este presente e assinando o documento diante do servidor; e
  2. autenticação de cópia de documento pelo cartório, que deverá ser realizada pelo:
    1. servidor da Junta Comercial, mediante a comparação entre o original e a cópia; ou
    2. pelo advogado, contador ou técnico em contabilidade da parte interessada, mediante o modelo de declaração constante do Anexo VII da Instrução Normativa Drei nº 81/2020 (Ver subcapítulo 2.1.1 abaixo).

Para os fins de autenticação, considera-se advogado, contador ou técnico em contabilidade da parte interessada o profissional que assinar o requerimento do ato levado a registro.

A declaração de autenticidade acima mencionada (Anexo VII da Instrução Normativa Drei nº 81/2020) poderá ser feita:

  1. em documento separado, com a devida especificação e quantidade de folhas do(s) documento(s) declarado(s) autêntico(s); ou
  2. na(s) própria(s) folha(s) do(s) documento(s).

Juntamente com a declaração de autenticidade deve ser apresentada cópia simples da carteira profissional ou certidão de regularidade, emitida através do respectivo Conselho (OAB ou CRC).

A dispensa de de reconhecimento de firma ou autenticação somente não será cabível quando a Junta Comercial apresentar justificativa plausível, devidamente fundamentada.

Base Legal: Arts. 28 e 29 e Anexo VII da IN Drei nº 81/2020 (Checado pela Valor em 12/09/20).

2.1.1) Anexo VII da Instrução Normativa Drei nº 81/2020:

Apresentamos abaixo o Anexo VII da Instrução Normativa Drei nº 81/2020 citado no presente Roteiro de Procedimentos:

DECLARAÇÃO DE AUTENTICIDADE

Eu _____________, com inscrição ativa na(o) OAB/(UF) ou CRC/(UF) sob o nº_____, expedida em_____, inscrito no CPF nº ____, DECLARO, sob as penas da Lei penal e, sem prejuízo das sanções administrativas e cíveis, que este documento é autêntico e condiz com o original.

Documentos apresentados:

1. (Especificação e quantidade de páginas do documento);

2. (Especificação e quantidade de páginas do documento).

___________, ____ de ________ de ___.

local e data

________________

assinatura

Base Legal: Anexo VII da IN Drei nº 81/2020 (Checado pela Valor em 12/09/20).

3) Autenticação dos instrumentos de forma física:

A autenticação tem por finalidade comprovar e certificar a autenticidade do registro dos atos empresariais do empresário individual, da Eireli, da sociedade empresária, da cooperativa, do consórcio e grupo de sociedades, por termo que contenha, no mínimo:

  1. identificação da Junta Comercial;
  2. protocolo;
  3. data do protocolo;
  4. número do arquivamento;
  5. data do arquivamento;
  6. data dos efeitos do registro; e
  7. assinatura do Secretário-Geral.

Quando o documento contiver mais de uma folha, o termo constará da última, chanceladas ou perfuradas as anteriores.

A Junta Comercial deverá proceder à certificação dos documentos anexados ao ato, vinculando-os ao ato principal, com indicação do número e data do registro, com observação de que não poderão ser utilizados separadamente do ato principal.

As Juntas Comercias poderão adotar chancela digital, gerada automaticamente, para cada página do documento arquivado, contendo no mínimo os dados acima (letras "a" a "g") e sequência alfa numérica ou hash.

Os processos protocolados perante a Junta Comercial que não reservarem um espaço em branco de 5 (cinco) centímetros no rodapé de todas as páginas terão o tamanho de seus textos adaptados de forma automática para utilização da chancela digital.

A autenticação se fará por meios que garantam indelebilidade, nitidez, inviolabilidade e segurança.

Base Legal: Art. 30 da IN Drei nº 81/2020 (Checado pela Valor em 12/09/20).

4) Entrega dos documentos físicos:

Após o registro, a Junta Comercial devolverá ao interessado, mediante a entrega do comprovante de protocolo, 2 (duas) vias extraídas por certidão de inteiro teor (cópia do ato original arquivado), devidamente certificadas.

As Juntas Comerciais poderão optar por entregar ao interessado o ato registrado, por meio eletrônico.

No caso de entrega do ato registrado por meio eletrônico, a Junta Comercial deverá oferecer ao interessado opção para validação do ato.

Poderão ser extraídas cópias adicionais do original arquivado, devidamente certificadas pela Secretaria-Geral, de forma idêntica a estabelecida no caput deste artigo, mediante o pagamento do preço público correspondente.

Base Legal: Art. 31 da IN Drei nº 81/2020 (Checado pela Valor em 12/09/20).

4.1) Prazo excepcional de entrega de documentos físicos (Covid-19):

De acordo com o artigo 6º da Lei nº 14.030/2020, enquanto durarem as medidas restritivas ao funcionamento normal das juntas comerciais decorrentes exclusivamente da pandemia da Covid-19, deverão ser observadas as seguintes disposições:

  1. o prazo de que trata o art. 36 da Lei nº 8.934/1994, será contado da data em que a junta comercial respectiva restabelecer a prestação regular dos seus serviços, para os atos sujeitos a arquivamento assinados a partir de 16/02/2020; e
  2. a exigência de arquivamento prévio de ato para a realização de emissões de valores mobiliários e para outros negócios jurídicos fica suspensa a partir de 01/03/2020, e o arquivamento deverá ser feito na junta comercial respectiva no prazo de 30 (trinta) dias, contado da data em que a junta comercial restabelecer a prestação regular dos seus serviços.

Registra-se que os atos mencionados na letra "a" são os documentos relativos à constituição, alteração, dissolução e extinção de firmas mercantis individuais, sociedades mercantis e cooperativas; atos relativos a consórcio e grupo de sociedade de que trata a Lei nº 6.404/1976; atos concernentes a empresas mercantis estrangeiras autorizadas a funcionar no Brasil; declarações de Microempresa; atos ou documentos que, por determinação legal, sejam atribuídos ao Registro Público de Empresas Mercantis e Atividades Afins ou daqueles que possam interessar ao empresário e às empresas mercantis que deverão ser apresentados a arquivamento na Junta Comercial, dentro de 30 (trinta) dias contados de sua assinatura foram alterados.

Base Legal: Art. 6º da Lei nº 14.030/2020 (Checado pela Valor em 12/09/20).
Informações Adicionais:

Este material foi escrito no dia 12/09/2020 por Valor Consulting e está atualizado até a doutrina e legislação vigente em 12/09/2020 (data da sua última atualização), sujeitando-se, portanto, às mudanças em decorrência das alterações doutrinárias e legais.

Lembramos que não é permitido a utilização dos materiais aqui publicados para fins comerciais, pois os mesmos estão protegidos por direitos autorais. Também não é permitido copiar os artigos, materias e arquivos do Portal Valor Consulting para outro site, sistema ou banco de dados para fins de divulgação em sites, revistas, jornais, etc de terceiros sem a autorização escrita dos proprietários do Portal Valor Consulting.

A utilização para fins exclusivamente educacionais é permitida, desde que indicada a fonte:

"Valor Consulting. Apresentação, autenticação e entrega dos documentos levados a arquivamento (Área: Direito de Empresa). Disponível em: https://www.valor.srv.br/matTecs/matTecsIndex.php?idMatTec=962. Acesso em: 26/09/2020."